Sử dụng Chỉ mục trong Access 2016

Chỉ mục là một cấu trúc dữ liệu đặc biệt được thiết kế để cải thiện tốc độ truy xuất dữ liệu. Hiểu đơn giản, một chỉ mục là một con trỏ chỉ tới từng giá trị xuất hiện trong bảng/cột được đánh chỉ mục, có ý nghĩa tương tự như các mục trong xuất hiện trong Mục lục của một cuốn sách.

• Trong một số trường hợp, chẳng hạn như đối với khóa chính, Access sẽ tự động tạo một chỉ mục cho bạn.
• Chỉ mục lưu trữ vị trí của các bản ghi dựa trên các trường được chọn.
• Sau khi được cung cấp vị trí chỉ mục, Access lấy dữ liệu bằng cách di chuyển trực tiếp đến vị trí đó, hiệu suất và thời gian nhanh hơn đáng kể so với quét qua tất cả các bản ghi để tìm dữ liệu.
• Các chỉ mục có thể tăng tốc các tìm kiếm trong các truy vấn, nhưng hiệu suất cũng có thể chậm lại khi thêm hoặc cập nhật các bản ghi.

Ví dụ

Tiếp tục thao tác trên cơ sở dữ liệu Access mà ta đã thực hành ở các bài trước, Quantrimang.com sẽ hướng dẫn bạn cách nhận biết chỉ mục được tạo tự động, cách tạo và xóa một chỉ mục theo tùy ý.

Đầu tiên, bạn cần ghi nhớ, bất kỳ trường nào được đặt làm khóa chính trong Access đều mặc định là một chỉ mục. Access tạo các chỉ mục phụ bổ sung tùy thuộc vào tên các trường của bạn.

Để kiểm tra, bạn đi tới menu File, chọn Options.

Cửa sổ Options mở ra, chọn Object Designers.

Trong mục AutoIndex on Import/Create, bạn sẽ thấy ID;key;code;num nằm trong hộp văn bản tương ứng. Vì vậy theo mặc định, chỉ mục sẽ được tự động thêm vào các trường có tên bắt đầu hoặc kết thúc bằng "ID", "key", "code", "num".

Còn nếu bạn muốn thêm chỉ mục cho trường nào thì đi tới tab Field, bôi đen trường cần thiết và tích vào ô Indexed trong mục Field Validation. Ví dụ với bảng tblNhanvien trong cơ sở dữ liệu:

Bạn cũng có các tùy chọn thay thế để tạo hoặc xóa chỉ mục. Hãy quay lại chế độ xem Design View, chọn một trường bất kỳ rồi theo dõi phần Indexed trong khu vực thuộc tính chi tiết phía bên dưới màn hình.

Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấp vào menu thả xuống và lựa chọn chế độ phù hợp với nhu cầu của mình:

• No: Không đặt chỉ mục.
• Yes (Duplicates OK): cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này.
• Yes (No Duplicates): không cho phép nhập các bản ghi giống nhau trên trường này (thường là các trường khoá).

Bây giờ hãy thử tạo một chỉ mục cho trường Ho trong bảng này. Trong mục Indexed chọn chế độ Yes (Duplicates OK) cho trường này và Save bảng, Access đã ghi nhận bạn tạo chỉ mục

Một khu vực khác bạn cũng có thể xem và điều chỉnh chỉ mục cho bảng là ở tab Design, group Show/Hide.

Nhấp vào Indexes, bạn sẽ thấy hiện lên danh sách tất cả các trường được tạo chỉ mục trong bảng này.