Cách đồng bộ phản hồi trên Microsoft Forms với Excel

Muốn đồng bộ phản hồi từ Microsoft Form lên bảng tính Excel? Dưới đây là cách thực hiện điều đó vô cùng dễ dàng?

Không có gì thú vị bằng việc viết phản hồi khảo sát online trực tiếp vào bảng tính Excel ở thời gian thực. Bạn có thể tận hưởng tính năng này nếu dùng Microsoft Forms.

Cách xuất phản hồi Microsoft Form sang Excel

Xuất các phản hồi Microsoft Forms vào Excel giúp bạn nhận được câu trả lời mới nhất cho khảo sát. Nó liên quan tới việc tải các phản hồi khảo sát lên máy tính dưới dạng file Excel. Quá trình này thật dễ dàng nếu bạn đã tạo biểu mẫu khảo sát trên Microsoft:

1. Trong Microsoft Forms, tới Responses ở bên phải trên cùng.

2. Click Open in Excel ở bên phải của màn hình để tải phản hồi hiện tại lên máy tính.

3. Bạn phải lặp lại quá trình này mỗi lần muốn có update phản hồi.

Nhưng phương pháp này chưa phải tốt nhất, vì bạn phải thiết lập lại quy trình thường xuyên để update bảng tính. Điều đó đồng nghĩa bạn phải tải file Excel mới mỗi lần ai đó gửi phản hồi. Hành động đó có thể tốn thời gian, công sức nhất là khi có nhiều người cùng phản hồi tại thời gian thực.

Để làm việc này dễ dàng hơn, bạn có thể tự động hóa quá trình trên bằng OneDrive cho Business hoặc Power Automate, như được miêu tả ở các phần sau.

Cách đồng bộ Microsoft Forms với Excel qua OneDrive cho Business

Bạn có thể update linh động bảng tính Excel nếu đang dùng tài khoản Microsoft 365 Business. Để làm việc này, bạn sẽ tạo một biểu mẫu khảo sát, có thể viết phản hồi linh động lên Excel, trực tiếp từ OneDrive.

Khi dùng OneDrive for Business để tạo Microsoft Forms cho Excel, nó khiến phiên bản bảng tính Excel của biểu mẫu chứa cột mang thuộc tính trường biểu mẫu tương ứng.

Để tạo một biểu mẫu Excel tự động update các phản hồi Microsoft Forms tại thời gian thực:

1. Đăng nhập Microsoft 365 Business Admin Center.
2. Click Show All ở thanh bên trái. Cuộn xuống dưới và tới SharePoint.
3. Sau khi ở SharePoint, click icon mở ứng dụng (chấm hình vuông) ở bên trái phía trên. Sau đó, chọn OneDrive ở thanh bên trái. Hành động này đưa bạn tới bảng điều khiển OneDrive for Business.
4. Bên trong OneDrive, click New.
5. Chọn Forms for Excel.
6. Đặt tên khảo sát và click Create.
7. OneDrive sẽ khởi chạy trong trình duyệt của bạn, tới nơi bạn có thể tạo các trường biểu mẫu như ý muốn.
8. Quay lại OneDrive và tới My files từ thanh bên trái. Một bảng tính Excel chứa tên biểu mẫu sẽ hiện trong OneDrive.
9. Sau khi tạo và chia sẻ khảo sát, mở bảng tính Excel online và bạn sẽ thấy dữ liệu mới bởi chúng được update tại thời gian thực.
10. Nếu chia sẻ bảng tính Excel với các thành viên trong đội, họ cũng sẽ nhận được update phản hồi tại thời gian thực.

Cách đồng bộ phản hồi Microsoft Forms lên Excel qua Power Automate

Power Automate là một công cụ tự động hóa nhiệm vụ hàng ngày mạnh mẽ. Nó cũng cung cấp cách tuyệt vời cho bạn đồng bộ Microsoft với Excel. Đây là phương pháp tốt nhất nếu bạn đã chia sẻ biểu mẫu khảo sát.

Nó liên quan tới việc tạo một luồng đám mây tự động trong Power Automate. Tuy nhiên, bạn cũng phải có tài khoản Microsoft Business để dùng tính năng này. Hãy làm theo các bước bên dưới để kết nối tự động Microsoft Forms với Excel bằng Power Automate:

Chèn bản vào workbook Excel online

Workbook Excel online phải ở định dạng bảng, vì Forms chỉ ghi bảng trong bảng tính Excel

Trước khi bắt đầu, tạo bảng Excel mới trong OneDrive. Đảm bảo bạn truy cập OneDrive qua tài khoản Microsoft Business.

1. Click Show All ở thanh bên trái của trung tâm admin Microsoft 365. Sau đó tới SharePoint. Click icon của ứng dụng ở bên trái phía trên cùng và chọn OneDrive.
   Click New ở bên trái phía trên cùng của OneDrive.
2. Chọn Excel workbook.
3. Từ bảng tính Excel đã mở trong trình duyệt, click Saved ở bên trái phía trên cùng. Sau đó vào tên được yêu cầu ở trường File Name. Click khoảng trống bất kỳ để đóng hộp phương thức.
4. Giờ tạo cột, đảm bảo chúng phản hồi với các trường trong biểu mẫu khảo sát ở Microsoft. Ví dụ, nếu bạn đã chia sẻ một biểu mẫu mà cần email và giới tính, workbook Excel sẽ có hai cột này.
5. Chọn những cột đó, rồi tới tab Insert trên ribbon và click Table.
6. Tích My table has headers và click OK.

Đồng bộ Microsoft Forms với Excel bằng Power Automate

1. Đăng nhập tài khoản Power Automate.
2. Click Create ở thanh bên trái.
3. Chọn Automated cloud flow.
4. Tiếp theo, click When a response is submitted trong box phương thức.
5. Sau đó, click Create ở phía dưới cùng của box phương thức đã mở.
6. Click Sign in nếu được nhắc. Đảm bảo bạn dùng tài khoản Microsoft 365 Business để đăng nhập nếu đang sử dụng tài khoản Microsoft cá nhân. Bạn có thể làm việc này bằng cách click Use another account trên box đăng nhập.
7. Sau khi đăng nhập, click Pick a form ở Power Automate.
8. Tiếp theo, chọn biểu mẫu bạn muốn tự động hóa.
9. Click New step. Sau đó dùng thanh tìm kiếm để tìm “forms”.
10. Click Microsoft Forms, chọn Get response details trong Actions.
11. Click trường Form Id và chọn lại biểu mẫu khảo sát. Sau đó, chọn Response Id từ trường Response Id.
12. Click New step. Sau đó chọn Excel Online.
13. Tiếp theo, chọn Add a row into a table từ các lựa chọn trong Actions.
14. Ở Location, chọn OneDrive for Business.
15. Chọn OndeDrive từ Document Library.
16. Click trình duyệt file trên trường File và chọn bảng Excel đã tải lên từ trước. Hoặc bạn có thể chọn file đã upload lên OneDrive từ máy tính nếu đang dùng bảng tính đã xuất trước đó.
17. Chọn tên bảng từ Excel. Các trường mới tương ứng với từng cột Excel sẽ hiện ra. Chúng cũng giống với các trường trong biểu mẫu khảo sát.
18. Click vào từng trường mới và chọn trường biểu mẫu tương ứng của nó từ lựa chọn Dynamic content.
19. Cuối cùng, click Save.

Thế là xong.

Trên đây là hai cách đồng bộ phản hồi trên Microsoft Forms với Excel. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.