Vì sao bạn không nên xây dựng toàn bộ quy trình làm việc trong Notion?

Một người đã dành 2 năm để cố gắng ép Notion trở thành hệ thống năng suất hoàn hảo của mình. Nhưng cuối cùng, người này đã hoàn toàn từ bỏ cách tiếp cận "tất cả trong một" này.

Notion đã trở thành nút thắt cổ chai trong năng suất như thế nào?

Nhiều người bắt đầu sử dụng Notion vài năm trước với kỳ vọng rất lớn. Họ muốn một công cụ có thể làm được tất cả: Ghi chú, nhiệm vụ, quản lý dự án, cơ sở kiến ​​thức, theo dõi thói quen. Bất cứ thứ gì có thể nghĩ ra, họ đều cố gắng nhét tất cả vào Notion.

Ban đầu, cảm giác thật tuyệt vời: Họ đã xây dựng những hệ thống cơ sở dữ liệu phức tạp với các bảng tổng hợp, công thức và mối quan hệ giữa mọi thứ. Họ dành hàng giờ mỗi tuần chỉ để tìm kiếm những template hoàn hảo có thể "tối ưu hóa" Notion của mình hơn nữa. Họ cảm thấy mình đang làm điều gì đó hiệu quả. Nhưng rồi thực tế đã giáng một đòn mạnh vào họ.

Những việc đơn giản cũng bắt đầu mất rất nhiều thời gian. Thêm một ghi chú nhanh chóng đồng nghĩa với việc phải điều hướng qua nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu. Tìm kiếm thông tin trở thành một cuộc săn tìm kho báu qua các trang lồng nhau. Hệ thống được thiết kế đẹp mắt đã trở thành một nhà tù năng suất.

Điểm bùng phát xảy ra trong một buổi động não sáng tạo. Một người nảy ra ý tưởng tuyệt vời và vội vàng ghi lại nó trong không gian làm việc Notion của mình. Ứng dụng bị đơ trong khi đồng bộ, và đến khi nó hoạt động trở lại, người dùng này đã hoàn toàn mất mạch suy nghĩ. Người này mất khá nhiều thời gian để nhớ lại mọi thứ, nhưng khoảnh khắc đó đã cho thấy công cụ tưởng chừng hữu ích của mình thực chất đang giết chết động lực sáng tạo

Lời hứa về một ứng dụng đa năng bắt đầu giống như một cái bẫy. Mỗi tính năng được thêm vào đều làm cho hệ thống nặng nề và chậm hơn. Thêm vào đó, người dùng phải dành nhiều thời gian để duy trì thiết lập Notion hơn là thực sự hoàn thành công việc.

Cách tìm công cụ để tối đa hóa quy trình làm việc

Notion không phải là một ứng dụng tồi – nhiều người vẫn sử dụng nó. Vấn đề nằm ở khái niệm về một ứng dụng năng suất đa năng. Vì vậy, thay vì nhồi nhét mọi nhiệm vụ vào một nền tảng duy nhất, hãy bắt đầu chọn công cụ phù hợp cho từng công việc và xây dựng một bộ công cụ thực sự giúp tăng năng suất. Nếu đang gặp phải vấn đề tương tự trước đó, bạn cần bắt đầu tìm kiếm bộ công cụ phù hợp với mình.

Đầu tiên, hãy bắt đầu với những nhu cầu cốt lõi của bạn. Lập kế hoạch xem bạn thực sự cần các công cụ đó để làm gì. Đó có thể là quản lý những việc cần làm hàng ngày, lưu trữ kiến ​​thức để nghiên cứu chuyên sâu, lên lịch cho các nhiệm vụ và ghi lại nhanh chóng những ý tưởng thoáng qua. Bài tập đơn giản này sẽ giúp bạn nhận ra loại công cụ nào mình đang tìm kiếm.

Để lựa chọn công cụ, hãy sử dụng phương pháp "Jobs-to-Be-Done". Hãy tự hỏi bạn cần công cụ này để làm gì. Nếu bạn cần theo dõi các tập dữ liệu phức tạp, Excel cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ hơn nhiều so với Notion. Để ghi chú nhanh và nhắc nhở, hãy cân nhắc sử dụng một ứng dụng nhẹ như Notepad hoặc Sticky Notes. Đối với thời hạn và các cuộc hẹn, không gì tốt hơn một lịch chuyên dụng. Google Calendar hoặc Apple Calendar làm một việc cực kỳ tốt thay vì cố gắng đáp ứng nhu cầu của mọi người.

Nếu bạn cần thêm trợ giúp để quyết định công cụ nào phù hợp với mình, có một số trang web đề xuất mà bạn có thể truy cập. Một trang web được yêu thích là Productivity Directory.

Bạn cũng không nên lạm dụng quá nhiều công cụ, vì vậy hãy giới hạn bản thân ở tối đa 3 hoặc 4 công cụ. Quá nhiều ứng dụng sẽ làm phân tán sự chú ý của bạn và gây ra sự mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định. Một bộ công cụ năng suất hiệu quả thường bao gồm một công cụ ghi chú và quản lý kiến ​​thức, một công cụ lập kế hoạch, một công cụ quản lý nhiệm vụ và một phương pháp ghi lại nhanh các ý tưởng.

Hãy thử "luân phiên sử dụng các công cụ" để tìm ra công cụ nào thực sự hiệu quả. Dùng thử mỗi công cụ trong 2 đến 3 tuần để kiểm tra chức năng cụ thể của nó. Nếu công cụ có cảm giác khó sử dụng hơn là trơn tru, hãy thay thế ngay lập tức. Ngoài ra, hãy tìm kiếm khả năng đồng bộ đa nền tảng khi bạn sử dụng nhiều thiết bị. Hệ thống của bạn cần hoạt động liền mạch trên điện thoại, máy tính để bàn và trình duyệt mà không phụ thuộc vào một ứng dụng nặng nề nào đó có thể bị lỗi khi bạn cần nhất.

Năng suất không nằm ở việc tìm kiếm công cụ hoàn hảo đa năng. Mà là việc chọn đúng công cụ cho từng công việc cụ thể và để chúng phối hợp nhịp nhàng với nhau. Đôi khi, cách tiếp cận đơn giản nhất lại hiệu quả hơn hệ thống phức tạp nhất.