Excel 2019 (Phần 27): Thực hiện nhiều tác vụ với PivotTables

Như trong bài viết trước, PivotTables có thể được sử dụng để tóm tắt và phân tích hầu hết mọi loại dữ liệu. Để thao tác với PivotTable và hiểu sâu hơn nữa về dữ liệu, Excel cung cấp ba công cụ bổ sung: bộ lọc, slicer và PivotChart.

Bộ lọc

Đôi khi bạn có thể muốn tập trung vào một phần nhất định trong dữ liệu. Bộ lọc có thể được sử dụng để thu hẹp dữ liệu trong PivotTable để bạn có thể xem chỉ riêng thông tin mình cần.

Cách thêm bộ lọc

Ví dụ dưới đây sẽ lọc ra một số nhân viên bán hàng nhất định để xác định mức độ ảnh hưởng của doanh số bán hàng riêng lẻ đối với từng khu vực.

1. Kéo một trường từ Field List vào vùng Filters. Ví dụ này sẽ sử dụng trường Salesperson.

2. Bộ lọc sẽ xuất hiện phía trên PivotTable. Nhấp vào mũi tên drop-đown, sau đó chọn hộp bên cạnh Select Multiple Items.

3. Bỏ chọn hộp bên cạnh bất kỳ mục nào bạn không muốn đưa vào PivotTable. Ví dụ sẽ bỏ chọn các hộp cho một vài nhân viên bán hàng, sau đó nhấp vào OK.

4. PivotTable sẽ điều chỉnh để phản ánh các thay đổi.

Slicer

Slicer giúp lọc dữ liệu trong PivotTable dễ dàng hơn. Slicer về cơ bản chỉ là bộ lọc nhưng dễ sử dụng và nhanh hơn, cho phép bạn xoay vòng dữ liệu của mình ngay lập tức. Nếu phải thường xuyên lọc PivotTable, bạn có thể muốn xem xét sử dụng slicer thay vì bộ lọc.

Cách thêm một slicer

1. Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable.

2. Từ tab Analyze, nhấp vào lệnh Insert Slicer.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn hộp bên cạnh trường mong muốn. Ví dụ sẽ chọn Salesperson, sau đó nhấp vào OK.

4. Slicer sẽ xuất hiện bên cạnh PivotTable. Mỗi mục được chọn sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lam. Trong ví dụ dưới đây, slicer có tất cả 8 nhân viên bán hàng, nhưng chỉ 5 người trong số họ hiện được chọn.

5. Cũng giống như bộ lọc, chỉ các mục đã chọn mới được sử dụng trong PivotTable. Khi bạn chọn hoặc bỏ chọn một mục, PivotTable sẽ ngay lập tức phản ánh thay đổi. Hãy thử chọn các mục khác nhau để xem chúng ảnh hưởng như thế nào đến PivotTable. Nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím để chọn nhiều mục cùng lúc.

Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở góc trên bên phải của slicer để chọn tất cả các mục cùng một lúc.

PivotChart

PivotChart giống như các biểu đồ thông thường, ngoại trừ chúng hiển thị dữ liệu từ PivotTable. Cũng giống như các biểu đồ thông thường, bạn sẽ có thể chọn loại biểu đồ, bố cục và kiểu thể hiện tốt nhất dữ liệu.

Cách tạo PivotChart

Trong ví dụ bên dưới, PivotTable đang hiển thị một phần số liệu bán hàng của từng khu vực. PivotChart sẽ được sử dụng để có thể xem thông tin rõ ràng hơn.

1. Chọn bất kỳ ô nào trong PivotTable.

2. Từ tab Insert, bấm vào lệnh PivotChart.

3. Hộp thoại Insert Chart sẽ xuất hiện. Chọn kiểu và bố cục biểu đồ mong muốn, sau đó bấm OK.

4. PivotChart sẽ xuất hiện.

Hãy thử sử dụng bộ lọc hoặc slicer để thu hẹp dữ liệu trong PivotChart của bạn. Để xem những tập hợp con thông tin khác nhau, hãy thay đổi các cột hoặc hàng trong PivotTable. Ví dụ bên dưới đã thay đổi PivotTable để xem doanh số hàng tháng cho từng nhân viên bán hàng.