Cách kiểm tra lịch sử tài liệu in trên Windows 10

Kiểm tra lịch sử máy in để xem đã in những gì hơi khó theo dõi. Vì nhìn vào lượng mực bạn không thể biết được đã in bao nhiêu tài liệu. Bạn cần kích hoạt nhật ký in trong Windows 10 và đây là cách thực hiện.

Bật ghi nhật ký tài liệu được in gần đây

Theo mặc định, lịch sử tài liệu in của bạn sẽ bị xóa sau khi in xong. Bạn có thể thay đổi cài đặt để xem danh sách những tài liệu đã được in gần đây từ hàng đợi in của máy in.

Bạn cần thay đổi cài đặt này cho từng máy in đã cài đặt.

Truy cập hàng đợi in

Để truy cập vào hàng đợi in, click chuột phải vào menu Start Windows và chọn tùy chọn Settings. Từ đây, click vào Devices > Printers & Scanners.

Tìm máy in trong danh sách Printers & Scanners, click vào nó và sau đó click vào Open Queue để mở hàng đợi in.

Hàng đợi máy in sẽ liệt kê các mục đang in và hàng đợi. Tài liệu được in trước đây sẽ không hiển thị, do đó bạn cần kích hoạt nhật ký.

Bật lịch sử máy in

Trong cửa sổ hàng đợi in của máy in, click vào Printer > Properties. Ngoài ra, chọn máy in và click vào Manage trong menu cài đặt Printers & Scanners.

Trong thuộc tính máy in, click vào tab Advanced và sau đó chọn hộp Keep Printed Documents.

Click vào OK để lưu cài đặt.

Khi bật lịch sử tài liệu, các file đã in sẽ không biến mất khỏi hàng đợi in sau khi đã in xong.

Bật lịch sử in dài hơn

Hàng đợi in sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về tài liệu đã được in trước đây. Nếu muốn xem danh sách dài, bạn cần sử dụng Windows Event Viewer.

Để bắt đầu, click chuột phải vào menu Start và click vào tùy chọn Event Viewer.

Event Viewer sẽ cho phép bạn xem một danh sách các file đã in trước đây nhưng bạn cần thiết lập Windows ghi lại lịch sử in dài hạn trước.

Bật lịch sử in trong Event Viewer

Trong cửa số Event Viewer, click vào Applications and Services Logs > Microsoft > Windows trong menu Event Viewer (Local) ở bên trái.

Thao tác này sẽ mở các Windows services, cuộn xuống để tìm PrintService. Từ đây, click chuột phải vào Operational và sau đó chọn Properties.

Click vào hộp Enable Logging và sau đó thiết lập dung lượng tối đa cho nhật ký. Kích thước càng lớn, Windows ghi càng nhiều lịch sử tài liệu in.

Click vào OK để lưu cài đặt.

Windows hiện sẽ tự động lưu lịch sử máy in cho tất cả các máy in đã cài đặt vào file nhật ký và bạn có thể truy cập trong Event Viewer.

Xem lịch sử in trong Event Viewer

Khi đã bật lịch sử máy in, bạn có thể truy cập vào nó bất cứ khi nào từ Event Viewer. Để làm điều này, tìm và mở PrintService, sau đó click vào Operational.

Lịch sử tất cả các sự kiện máy in Windows sẽ được liệt kê từ file in thành công đến không thành công. Các file không in được cũng xuất hiện ở đây.

Để dễ dàng sắp xếp, bạn có thể nhóm nhật ký in theo loại, để phân tách các sự kiện Printing a Document thành phần riêng. Để làm điều này, click chuột phải vào Task Category và sau đó click vào nút Group Events by This Column.

Item giờ sẽ được chia theo thể loại.

Bạn có thể thu nhỏ các danh mục khác, để nguyên mục Printing a Document để chỉ hiển thị danh sách tài liệu in trước đây.

Sử dụng phần mềm ghi nhật ký in bên thứ ba

Mặc dù cách sử dụng Event Viewer hoạt động nhưng để xem tài liệu đã in hơi phức tạp. Bạn có thể sử dụng phần mềm ghi nhật ký in bên thứ ba như PaperCut Print Logger để xem lịch sử máy in dài.

• Tải PaperCut Print Logger cho Windows

PaperCut Print Logger cung cấp danh sách các tài liệu được in có dấu thời gian, bao gồm thông tin về người dùng Windows đã in tài liệu, tên tài liệu và số lượng trang và bản sao.

Bạn có thể truy cập vào trang admin từ thư mục PaperCut Print Logger mặc định.

Trên Windows 10, thư mục luôn nằm ở C:\Program Files (x86)\PaperCut Print Logger. Click đúp vào shortcut ViewLogs để mở bảng admin để thấy danh sách tài liệu đã in được chia theo ngày.

Khi mở trang quản trị PaperCut Print Logger trong mục View, click vào nút HTML để truy cập lịch sử in cho ngày đó. 

Bạn cũng có thể click vào nút CSV/Excel trong mục Date (Day) hoặc Date (Month) để xuất lịch sử in hàng tháng hoặc hàng này vào file XLS Excel.

Bạn cũng có thể truy cập các nhật ký này từ thư mục Logs > CSV trong thư mục cài đặt PaperCut Print Logger.

Chúc các bạn thực hiện thành công!