Hàm SUBTOTAL: Tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Excel

Thứ sáu - 04/04/2025 23:17

Hàm tính tổng khi lọc dữ liệu rất quan trọng với người dùng Microsoft Excel. Bài viết sẽ tổng hợp cho bạn cách lọc và tính tổng trong Excel bằng Subtotal.

Hàm Subtotal trong Excel

Mặc dù biết tính tổng của một cột bảng tính rất hữu ích, nhưng bạn có thể muốn biết tổng của các nhóm khác nhau. Hàm subtotal trong Excel là một cách thực tế để tính toán các số tiền nhỏ hơn, tách biệt với tổng cuối cùng. Nó tương đối dễ sử dụng trong bảng tính, đồng thời cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình.

Hàm subtotal trong Excel là công thức tính toán một phạm vi giá trị dựa trên một phép toán được chỉ định. Nó xuất hiện dưới dạng =SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],...), trong đó function_num tham chiếu đến phép toán bạn muốn công thức thực hiện. ref1, [ref2],... là các giá trị bạn muốn Excel đưa vào phép tính. Một trong những cách sử dụng phổ biến nhất của hàm subtotal là tính tổng của một cột, nhưng nó cũng có thể thực hiện các phép toán sau:

Trung bình
Đếm
Đếm tất cả
Giá trị lớn nhất
Giá trị nhỏ nhất
Phép nhân
Độ lệch chuẩn của quần thể
Độ lệch chuẩn của mẫu
Phương sai của quần thể
Phương sai của mẫu

Bài hướng dẫn được thực hiện trên Excel 2019, tuy nhiên bạn vẫn có thể áp dụng cách tính này trên các phiên bản Excel khác như Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, vì hướng dẫn sử dụng hàm Excel Subtotal.

Tính tổng giá trị danh sách đã lọc bằng hàm Subtotal trong Excel

Giả sử ta có một bảng dữ liệu như sau, với bộ lọc đã được tạo.

STT	Loại sản phẩm	Tên sản phẩm	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
1	Sách	Bài tập Toán lớp 3	2	10000	20000
2	Hộp bút	Hộp bút vải TL	2	30000	60000
3	Bút chì	Bút chì đoạn TL	5	15000	75000
4	Sách	Toán lớp 3	3	18000	54000
5	Sách	Tiếng Anh lớp 3	3	19000	57000

Bảng cần tính tổng theo danh sách đã lọc

Sau khi lọc ra danh sách sản phẩm thuộc loại sách ta có bảng tính như sau:

Ví dụ về bảng Excel có dữ liệu đã được lọc

Yêu cầu đặt ra là tính tổng tiền sách. Nếu sử dụng hàm SUM() cho bảng dữ liệu đã lọc trên, kết quả bạn nhận được không phải là tổng tiền sách mà sẽ là tổng tiền của tất cả các sản phẩm.

Trong trường hợp này ta sử dụng hàm SUBTOTAL như sau, tại ô E13, bạn nhập:

=SUBTOTAL(9,H7:H11)

Trong đó, 9 là giá trị đối số tương ứng với hàm cần sử dụng, ở đây ta muốn tính tổng, vậy hàm cần dùng là SUM, bạn có thể xem ở bảng bên dưới, H7:H11 là phạm vi cần tính tổng.

Kết quả trả về tổng tiền sách là 131.000.

Kết quả tính tổng tiền sách theo danh sách đã lọc

Về hàm SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() sẽ xem xét toàn bộ danh sách giá trị trong cột D và chỉ tính toán những giá trị thỏa mãn bộ lọc. Các bạn có thể nhìn vào hình trên và đoán rằng đó là nhờ ta khai báo đối số 9. Tuy nhiên, đối số này cho Excel biết chúng ta muốn tính TỔNG các giá trị tham chiếu. Bảng sau liệt kê các đối số được chấp nhận:

Tính cả giá trị ẩn	Bỏ qua giá trị ẩn	Hàm
1	101	AVERAGE()
2	102	COUNT()
3	103	COUNTA()
4	104	MAX()
5	105	MIN()
6	106	PRODUCT()
7	107	STDEV()
8	108	STDEVP()
9	109	SUM()
10	110	VAR()
11	111	VARP()

Sau khi xem bảng trên có lẽ các bạn đang băn khoăn sự khác nhau giữa 9 và 109. Khi ta dùng đối số 9, hàm SUBTOTAL() sẽ tính tổng cả các giá trị đã bị ẩn. Còn khi ta dùng đối số 109, hàm SUBTOTAL() sẽ bỏ qua các giá trị đã bị ẩn. Chúng ta cần phân biệt rõ giá trị bị ẩn và giá trị bị loại do không thỏa mãn bộ lọc. Việc ẩn đi một hàng nào đó có thể thực hiện bằng cách click chuột phải vào thứ tự hàng sau đó chọn Hide. Điều này khác hoàn toàn với những hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Hàm SUBTOTAL() còn được sử dụng để thực hiện rất nhiều công việc hữu ích khác nữa, bạn có thể tham khảo thêm trong bài hướng dẫn về hàm SUBTOTAL của Quantrimang.com

Nguồn tin: Quantrimang.com: