Học cách quản lý thời gian như doanh nhân để hiệu quả hơn trong công việc

Dù có quỹ thời gian giống nhau, nhưng đã bao giờ bạn thắc mắc vì sao người ta làm được rất nhiều việc mỗi ngày, trong khi câu cửa miệng của bạn lại là “không có thời gian”? Đẹp gợi 7 mẹo hiệu quả để cuộc sống của bạn “dễ thở” hơn dù phải sắm vai “cô nàng bận rộn” suốt ngày dài.

***

Dù có quỹ thời gian giống nhau, nhưng đã bao giờ bạn thắc mắc vì sao người ta làm được rất nhiều việc mỗi ngày, trong khi câu cửa miệng của bạn lại là “không có thời gian”? Đẹp gợi 7 mẹo hiệu quả để cuộc sống của bạn “dễ thở” hơn dù phải sắm vai “cô nàng bận rộn” suốt ngày dài.

Dậy sớm để thành công

Buổi sáng thường là khung giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày vì bạn sẽ hiếm khi bị làm phiền. Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian tĩnh lặng này để lên kế hoạch cho ngày sắp tới và phân bổ thời gian cho từng đầu việc. Trên thực tế, hầu hết những người thành công đều có một điểm chung: Họ bắt đầu ngày mới từ rất sớm. Tổng biên tập quyền lực Anna Wintour và “Nữ hoàng Truyền hình” Oprah thường dậy lúc 6 giờ sáng để giữ tinh thần thoải mái, tràn đầy năng lượng trước khi đến chỗ làm.

Lập danh sách những đầu việc cần làm

Nếu bạn thường xuyên cảm thấy choáng ngợp, liên tục trễ deadline, hay luôn cảm thấy lo lắng vì công việc, khả năng cao là bạn đang không có một to-do list (danh sách việc cần làm) theo ngày. Danh sách này sẽ giúp bạn nhận ra đâu là những việc khẩn cấp cần làm luôn, và đâu là những việc nhỏ có thể hoàn thiện sau. Thậm chí, một số HLV nghề nghiệp đã gợi ý chia nhỏ từng việc theo ngày. Theo đó, ngày “tập trung” sẽ dành cho những việc đòi hỏi nhiều chất xám như phát triển kinh doanh và quản lý nhân viên, còn ngày “thư giãn” sẽ dành cho những việc lặt vặt như xử lý giấy tờ và sổ sách.

Tập trung vào một việc duy nhất

Nhiều người vẫn nghĩ rằng làm việc đa nhiệm (multitask) là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất, nhưng nghiên cứu đã chỉ ra rằng phần lớn chúng ta không thể tập trung vào nhiều việc cùng một lúc. 

Bạn có thể nghĩ mình đang làm việc hiệu quả, nhưng thực ra bộ não của bạn chỉ đang chuyển đổi sự tập trung một cách “điên cuồng” mà thôi. Theo nhà tâm lý học David Meyer, bạn có thể mất đến 40% tổng năng suất khi cố gắng “ôm đồm” nhiều việc cùng lúc. Mặt khác, chỉ tập trung vào một việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng với chất lượng cao hơn.

Học cách trao quyền cho người khác   

Bạn có thể đa năng, nhưng bạn không thể “phân thân” để ở mọi nơi cùng lúc. Hãy cố gắng thuê những người giỏi về với đội của mình. Sau đó, thay vì cố gắng tự làm tất cả, bạn có thể giao nhiệm vụ và trao quyền để họ tự quyết định một số việc. Điều này khiến nhân viên cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng. Vì vậy, họ sẽ nỗ lực và cam kết nhiều hơn để hoàn thành nhiệm vụ được giao, từ đó chất lượng công việc sẽ tăng lên, và bạn cũng đỡ mệt mỏi hơn.

Áp dụng quy tắc 80/20

Theo nguyên tắc Pareto (tức là quy tắc 80/20), 80% đầu ra (thành quả/hậu quả) sẽ đến từ 20% đầu vào (hành động/đóng góp). Những người thành công hiểu rất rõ 20% đầu việc của họ sẽ mang lại những kết quả tối ưu nhất, và giao 80% phần việc còn lại cho người khác hoặc tự mình làm sau. Bạn nên tự hỏi: “Đâu là 20% đầu việc sẽ mang lại cho mình 80% thành quả?” và lên kế hoạch xoay quanh những việc quan trọng đó. Khi bắt đầu áp dụng quy tắc này, bạn không chỉ có nhiều thời gian hơn, mà năng suất và chất lượng công việc của bạn cũng sẽ cải thiện hơn. 

Có những “khoảng nghỉ” trong ngày

Bạn có thể nghĩ rằng bí quyết để năng suất hơn làm việc không nghỉ từ 8 đến 10 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu tại Đại học Illinois đã phát hiện ra rằng sức tập trung của bạn sẽ giảm khi phải làm việc liên tục trong khoảng thời gian dài. Ngược lại, việc nghỉ giải lao ngắn giúp bạn duy trì sự tập trung và cải thiện chất lượng công việc theo thời gian. 

Nếu bạn lên một lịch trình quá dày đặc, bạn sẽ không có thời gian để nghỉ ngơi, ăn trưa với đồng nghiệp hoặc tán gẫu với cô bạn thân. Vì vậy, bạn cần sắp xếp thời gian trong ngày để có những “khoảng nghỉ” chất lượng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của mình.

Nói “không” thường xuyên hơn và họp nhanh thôi

Bạn đang bận rộn với núi công việc thì bỗng nhiên đồng nghiệp hay sếp nhờ hỗ trợ, và ngay lập tức bạn đồng ý dù điều đó khiến toàn bộ lịch trình của bạn trở nên rối bời. 

Nhà đầu tư Pedro Sorrentino đã từng nhắc nhở: “Nếu bạn không bảo vệ thời gian của mình, mọi người sẽ đánh cắp nó từ bạn.” Chính vì thế, nói “không” là một kỹ năng quan trọng cần trang bị nếu bạn muốn tăng hiệu suất làm việc. Đây là chìa khóa để bạn không làm quá nhiều dẫn đến kiệt sức, cả về đời sống lẫn tinh thần. Ngoài ra, những lịch họp dày đặc luôn là “đặc sản” của những cô nàng bận rộn. Thế nên nếu bạn không thể từ chối tham gia những cuộc họp không cần thiết, hãy cố gắng giữ chúng ngắn gọn trong khoảng từ 10-15 phút.