Cách giữ định dạng Word khi chia sẻ tài liệu

Khi người dùng gửi tài liệu Word cho ai đó hoặc bài thuyết trình PowerPoint, về cơ bản nếu thiết bị nhận không cài đặt hoặc không hỗ trợ font chữ đang sử dụng trên tập tin này thì có thể định dạng tài liệu sẽ bị thay đổi như, bố cục hoặc font chữ sẽ không được giữ nguyên theo file gốc.

Để giải quyết tình trạng thay đổi định dạng khi chia sẻ Word, ngay trên Microsoft Word hỗ trợ người dùng nhúng phông chữ chung với tài liệu gốc để đảm bảo hiển thị đúng trên các máy tính khác, mà không cần phải cài đặt thêm font chữ đó.

Tuy nhiên tính năng này sẽ chỉ áp dụng với bản Microsoft Word trên Windows mà thôi. Bên cạnh đó, tính năng này cũng chỉ hỗ trợ một số font chữ cho phép nhúng.

1. Giữ định dạng Word 2010 trở đi:

Bước 1:

Tại giao diện trên Word click vào tab File, sau đó chọn tiếp mục Options ở cột bên trái giao diện vừa xuất hiện.

Bước 2:

Xuất hiện giao diện hộp thoại Word Options. Tìm tới mục thiết lập Save rồi tìm tới tùy chọn Preserve fidelity when sharing this document. Tích chọn vào mục Embed fonts in the file (nhúng font trong tài liệu).

Bước 3:

Sau đó người dùng sẽ có thêm 2 lựa chọn gồm Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) và Do not embed common system fonts.

Tùy chọn đầu tiên sẽ yêu cầu Office chỉ nhúng font chữ được sử dụng trong tài liệu Word muốn chia sẻ mà thôi. Nếu không hệ thống sẽ tiến hành nhúng cả những font chữ khác ngay cả khi không sử dụng.

Tùy chọn này sẽ giảm kích thước của tập tin khi bỏ qua các font chữ hệ thống Windows mà người nhận có thể cài đặt.

Nhấn OK để lưu lại thay đổi.

2. Giữ nguyên định dạng Word 2007:

Bước 1:

Đối với các phiên bản Word 2007, nhấn vào biểu tượng Microsoft Office rồi nhấn nút Word Options ở bên dưới.

Bước 2:

Sau đó cũng tìm tới nhóm thiết lập Save trong giao diện Word Options. Tiếp theo chuyển xuống mục Preserve fidelity when sharing this document, rồi tích chọn vào mục Embed fonts in the file.

Cách thực hiện tương tự như với bản Word 2010 trở đi.

3. Giữ định dạng font chữ Word 2003:

Bước 1:

Tại giao diện Word 2003, click chuột vào mục Tools bên trên rồi chọn tiếp Word Options.

Bước 2:

Chuyển sang giao diện Options, click vào mục Save sau đó tích chọn vào Embed TrueType fonts và nhấn OK để hoàn tất.

Như vậy bạn đã hoàn thành xong việc nhúng font chữ, giữ nguyên định dạng Word khi chia sẻ trên các phiên bản Word khác nhau. Nhìn chung cách thực hiện trên các bản Word tương tự như nhau, chỉ khác bước truy cập vào Options ở từng bản mà thôi.

Chúc các bạn thực hiện thành công!