TOP cách sử dụng Notion AI giúp tăng năng suất làm việc

Notion AI là trợ lý trí tuệ nhân tạo được tích hợp trực tiếp trong Notion, giúp người dùng tạo nội dung, tóm tắt tài liệu, chỉnh sửa văn bản, lên ý tưởng và tự động hóa nhiều công việc chỉ với vài câu lệnh đơn giản. Nhờ đó, mọi người có thể tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý tài liệu, ghi chú và quản lý dự án.

Nếu mới bắt đầu sử dụng Notion AI hoặc muốn khai thác tối đa các tính năng của công cụ này, bài viết dưới đây sẽ giới thiệu 12 cách sử dụng Notion AI hiệu quả nhất để nâng cao năng suất học tập và làm việc.

Cách sử dụng Notion AI

Notion AI có thể tạo nội dung dựa trên câu hỏi của người dùng cũng như ngữ cảnh của trang Notion hiện tại.

Trước tiên, hãy đảm bảo Notion AI đã được kích hoạt trong Settings > Plans của workspace. Hiện tính năng này được cung cấp dưới dạng tiện ích bổ sung (Add-on) với mức giá 10 USD/tháng cho mỗi thành viên.

Nếu đang sử dụng gói miễn phí, mọi người có thể vào Settings > Upgrade để kiểm tra xem tài khoản của mình còn 20 lượt sử dụng AI miễn phí hay không.

Có 3 cách để sử dụng Notion AI:

• Cải thiện nội dung hiện có.

• Tạo nội dung mới.

• Tạo AI Block.

Cải thiện nội dung hiện có

Để chỉnh sửa hoặc nâng cấp đoạn văn bản đã viết, hãy bôi đen nội dung và chọn Ask AI (màu tím). Sau đó, mọi người có thể chọn một trong các tùy chọn AI có sẵn hoặc nhập prompt tùy chỉnh nếu muốn AI thực hiện theo yêu cầu riêng.

Tạo nội dung mới

Để tạo nội dung hoàn toàn mới hoặc dựa trên nội dung hiện có của trang, hãy tạo một dòng mới, nhấn Space rồi nhập prompt mong muốn.

Một menu gợi ý cũng sẽ xuất hiện, cho phép người dùng chọn các prompt mặc định để tiết kiệm thời gian. Sau khi nhập hoặc chọn prompt, Notion AI sẽ tự động tạo nội dung ngay bên dưới.

Tạo AI Block

Người dùng cũng có thể nhập /AI trên một dòng mới, sau đó kéo xuống mục Advanced Blocks và chọn AI Block - một thành phần trong Notion được gắn sẵn prompt AI để tạo nội dung.

Khi nội dung của trang thay đổi, chỉ cần nhấn Update trên AI Block là AI sẽ tự động tạo lại kết quả mới phù hợp với nội dung hiện tại.

Ngoài hai AI Block mặc định là Summary và Action Items, mọi người còn có thể nhập prompt tùy chỉnh để tạo AI Block theo nhu cầu.

12 cách sử dụng Notion AI giúp tăng năng suất làm việc

Sau khi đã nắm được cách sử dụng cơ bản, hãy cùng khám phá những ứng dụng hữu ích nhất của Notion AI.

Tra cứu thông tin tức thì

Viết về một chủ đề hoặc sự kiện trong quá khứ thường tốn khá nhiều thời gian vì mọi người phải tìm nguồn tham khảo, chọn lọc thông tin quan trọng và viết lại nội dung.

Đối với nhiều người, việc tìm kiếm nguồn đáng tin cậy là công đoạn mất thời gian nhất và Notion AI sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Nếu cần một thông tin nào đó trong lúc viết, chỉ cần hỏi Notion AI. AI sẽ trả lời ngay trên trang Notion, giúp mọi người tập trung vào việc viết thay vì liên tục chuyển qua lại giữa nhiều trang web.

Lưu ý: Mặc dù thông tin do Notion AI cung cấp thường khá chính xác, người dùng vẫn nên kiểm chứng lại từ các nguồn đáng tin cậy trước khi sử dụng.

Tóm tắt, rút gọn hoặc mở rộng nội dung

Không phải lúc nào cũng dễ đáp ứng yêu cầu về số lượng từ, dù bạn đang viết đoạn văn 100 từ hay bài luận dài 2000 từ. May mắn là Notion AI có thể giúp rút gọn văn bản, tóm tắt và mở rộng nội dung.

• Tóm tắt văn bản: Nhấn Space rồi chọn Summarize để AI tóm tắt toàn bộ trang hoặc chỉ cần bôi đen một đoạn văn, chọn Ask AI > Summarize để tóm tắt riêng phần đó.

• Rút gọn văn bản: Chọn Make shorter để AI loại bỏ những câu hoặc ý không cần thiết, giúp nội dung ngắn gọn hơn.

• Mở rộng nội dung: Bôi đen đoạn văn muốn bổ sung, chọn Ask AI > Make longer và AI sẽ phát triển thêm ý tưởng cho bạn.

Phân tích các văn bản dài

Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất của Notion AI. Những tài liệu dài thường rất mất thời gian để đọc và phân tích. Thay vì đọc từng dòng, bạn chỉ cần dán nội dung vào Notion, nhập prompt và để AI xử lý.

Một số prompt hữu ích:

• Tạo danh sách các ý chính dưới dạng bullet.

• Tóm tắt thông tin thành bảng.

• Xác định các chủ đề hoặc ý tưởng chung trong văn bản.

Tạo nội dung từ ghi chú

Không chỉ phân tích văn bản, Notion AI còn có thể biến những ghi chú rời rạc thành nội dung hoàn chỉnh.

Điều này đặc biệt hữu ích khi chép bài giảng, ghi chú trong cuộc họp và viết ý tưởng nhanh. Ví dụ, nếu muốn tạo tin tuyển dụng, bạn chỉ cần liệt kê vài ý như:

• Lập trình viên Senior

• Front-end

• Ít nhất 10 năm kinh nghiệm

• Mức lương 80 USD/giờ

Notion AI sẽ tự động viết thành một bản mô tả công việc đầy đủ và chuyên nghiệp. Đây là tính năng rất hữu ích cho doanh nhân, nhà quản lý hoặc bộ phận nhân sự.

Tạo danh sách công việc

Đôi khi mọi người đọc một tài liệu dài nhưng không biết cần thực hiện những việc gì tiếp theo. Notion AI có thể tự động trích xuất các Action Items, tức là những công việc cụ thể cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

Chỉ cần tạo một dòng mới và nhập /action items, AI sẽ tự động tạo danh sách việc cần làm ngay bên dưới.

Tìm cảm hứng khi bí ý tưởng

Nếu từng viết bài hoặc sáng tạo nội dung, chắc hẳn mọi người đã gặp tình trạng bí ý tưởng. Notion AI có thể giúp bạn vượt qua điều này bằng tính năng Brainstorm. Người dùng chỉ cần nhập /brainstorm và AI sẽ đưa ra hàng loạt ý tưởng mới cho gần như mọi chủ đề, chẳng hạn:

• Tên sản phẩm

• Tên nhân vật

• Ý tưởng logo

• Chủ đề bài viết

• Ý tưởng kinh doanh

• Tạo dàn ý nhanh

Khi viết bài luận, bài blog hoặc chuẩn bị bài thuyết trình, việc xây dựng bố cục thường khá mất thời gian. Thay vì tự sắp xếp ý tưởng từ đầu, bạn chỉ cần yêu cầu Notion AI tạo một dàn ý sơ bộ để bắt đầu viết nhanh hơn.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Lỗi chính tả hoặc ngữ pháp có thể khiến bài viết trở nên kém chuyên nghiệp, đặc biệt là trong hồ sơ xin việc, email công việc, báo cáo và luận văn.

Notion AI có thể tự động sửa các lỗi này khi người dùng chọn tính năng Fix spelling & grammar và để AI kiểm tra, chỉnh sửa toàn bộ văn bản.

Ngoài ra, Notion AI còn có thể hoạt động như một từ điển đồng nghĩa giúp người dùng tìm từ đồng nghĩa và từ trái nghĩa, qua đó làm phong phú vốn từ và cải thiện cách diễn đạt.

Thay đổi giọng văn

Mỗi loại văn bản đều có phong cách thể hiện khác nhau. Ví dụ như email gửi bạn bè sẽ khác thư xin việc, báo cáo kinh doanh sẽ khác bài đăng mạng xã hội.

Nếu chưa biết cách điều chỉnh giọng văn, Notion AI có thể giúp bạn chuyển đổi sang nhiều phong cách khác nhau như:

• Chuyên nghiệp

• Thân mật

• Ngắn gọn, trực tiếp

• Tự tin

• Thân thiện

Tạo động lực làm việc

Sau nhiều giờ làm việc liên tục, bạn có thể cảm thấy mất động lực. Lúc này, hãy thử yêu cầu Notion AI tạo một lời động viên hoặc lời khích lệ để lấy lại tinh thần và tiếp tục công việc.

Dịch nội dung sang nhiều ngôn ngữ

Nếu làm việc với khách hàng quốc tế hoặc xây dựng nội dung đa ngôn ngữ, tính năng dịch của Notion AI sẽ rất hữu ích. Mọi người chỉ cần nhập /translate hoặc chọn Translate trong menu Ask AI. Notion AI sẽ dịch văn bản sang nhiều ngôn ngữ phổ biến.

Tính đến nay, Notion AI hỗ trợ các ngôn ngữ:

• Tiếng Anh

• Tiếng Hàn

• Tiếng Trung

• Tiếng Nhật

• Tiếng Tây Ban Nha

• Tiếng Nga

• Tiếng Pháp

• Tiếng Bồ Đào Nha

• Tiếng Đức

• Tiếng Ý

• Tiếng Hà Lan

• Tiếng Indonesia

• Tiếng Philippines

• Tiếng Việt

Tự động hóa các công việc viết lặp lại

Tương tự ChatGPT, Notion AI có thể giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý các tác vụ viết mang tính lặp lại. Mặc dù không nên phụ thuộc hoàn toàn vào AI để làm bài tập hay bài luận, bạn vẫn có thể tận dụng Notion AI để tạo bản nháp cho nhiều loại nội dung như:

• Bài luận

• Báo cáo

• Email công việc

• Biên bản cuộc họp

• Các tài liệu hành chính lặp đi lặp lại

Nhờ đó, mọi người có thể tập trung nhiều hơn vào việc chỉnh sửa, bổ sung ý tưởng và hoàn thiện nội dung thay vì bắt đầu từ một trang giấy trắng.