Việc tạo một bảng tính Google Sheets từ đầu thường tốn khá nhiều thời gian. Bạn phải thiết lập cột dữ liệu, định dạng bảng, viết công thức, nhập dữ liệu mẫu và sau đó mới bắt đầu phân tích. Với sự tích hợp của Gemini trong Google Sheets, phần lớn các bước này có thể được thực hiện chỉ bằng những câu lệnh mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Thay vì phải nhớ cú pháp của hàng loạt hàm hay tự xây dựng cấu trúc bảng tính, bạn chỉ cần mô tả nhu cầu của mình. Gemini sẽ hỗ trợ tạo bảng, sinh dữ liệu mẫu, đề xuất công thức, phân tích dữ liệu và tiếp tục chỉnh sửa bảng tính thông qua các câu lệnh tiếp theo.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu hai cách sử dụng Gemini để tạo Google Sheets, đồng thời khám phá một số mẹo giúp khai thác công cụ này hiệu quả hơn.

Cách 1: Sử dụng Gemini ngay bên trong Google Sheets

Nếu đang sử dụng Google Workspace với các gói có tích hợp Gemini như Gemini Business hoặc Gemini Enterprise, bạn có thể sử dụng AI trực tiếp ngay trong giao diện Google Sheets.

Bước 1: Mở Gemini trong Google Sheets

Đầu tiên, mở một bảng tính Google Sheets.

Tại góc trên bên phải, nhấn vào biểu tượng Ask Gemini (biểu tượng ngôi sao lấp lánh). Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở cạnh phải màn hình. Tại đây, bạn có thể chọn các gợi ý có sẵn hoặc nhập yêu cầu của riêng mình.

Bước 2: Yêu cầu Gemini tạo bảng tính

Thay vì tự tạo từng cột dữ liệu, hãy để Gemini thực hiện.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng những prompt như:

"Tạo bảng theo dõi chi tiêu hàng tháng với các cột: Ngày, Danh mục, Số tiền, Mô tả và Ghi chú."

Hoặc:

"Tạo bảng quản lý dự án gồm các cột: Công việc, Người phụ trách, Hạn hoàn thành, Trạng thái và Tiến độ (%)."

Nếu đang lên kế hoạch du lịch, bạn cũng có thể yêu cầu:

"Tạo lịch trình du lịch Thái Lan trong 10 ngày, bao gồm hoạt động mỗi ngày, chi phí và nơi lưu trú."

Gemini sẽ tự động xây dựng cấu trúc bảng phù hợp với yêu cầu mà không cần bạn phải thao tác thủ công.

Bước 3: Kiểm tra và chèn bảng vào Google Sheets

Sau khi xử lý yêu cầu, Gemini sẽ hiển thị bản xem trước ngay trong bảng điều khiển.

Hãy kiểm tra lại:

• Tiêu đề các cột

• Cấu trúc bảng

• Dữ liệu mẫu (nếu có)

Nếu mọi thứ đúng với mong muốn, chỉ cần nhấn Insert để chèn toàn bộ bảng vào Google Sheets.

Gemini có thể tạo một sheet hoàn toàn mới hoặc chèn bảng vào sheet hiện tại. Nếu chưa hài lòng, bạn chỉ cần tiếp tục mô tả yêu cầu để AI điều chỉnh.

Bước 4: Nhờ Gemini viết công thức và phân tích dữ liệu

Một trong những lợi ích lớn nhất của Gemini là bạn không cần phải ghi nhớ các hàm phức tạp trong Google Sheets.

Bạn chỉ cần mô tả kết quả mong muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên.

Ví dụ:

"Tính tổng doanh thu ở cột C dựa trên số lượng ở cột A và đơn giá ở cột B."

Hoặc:

"Tạo công thức tính tổng lũy kế trong cột D."

Nếu muốn phân tích dữ liệu, bạn có thể yêu cầu:

"Tính doanh số trung bình theo từng tháng và làm nổi bật những tháng có doanh số cao nhất."

Gemini sẽ đề xuất công thức phù hợp, giải thích cách hoạt động của công thức và thậm chí đưa ra các phương án tối ưu hơn nếu cần.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng menu @ ngay trong ô tính hoặc tính năng Help me organize để nhận các gợi ý nhanh khi làm việc với bảng tính.

Cách 2: Tạo Google Sheets từ ứng dụng Gemini

Ngay cả khi không sử dụng Google Workspace, bạn vẫn có thể tạo bảng tính bằng Gemini phiên bản web . Phương pháp này đặc biệt phù hợp với người dùng miễn phí.

Bước 1: Yêu cầu Gemini tạo bảng dữ liệu

Truy cập Gemini trên trình duyệt và mô tả bảng dữ liệu bạn muốn tạo.

Càng mô tả rõ các cột và kiểu dữ liệu, kết quả càng chính xác.

Ví dụ:

"Tạo bảng quản lý chi tiêu cá nhân theo tháng gồm các cột: Ngày, Danh mục, Mô tả, Phương thức thanh toán, Số tiền, Ngân sách, Chênh lệch và Trạng thái. Đồng thời thêm một vài dòng dữ liệu mẫu."

Gemini sẽ trả về một bảng dữ liệu hoàn chỉnh ngay trong cuộc trò chuyện.

Bước 2: Xuất sang Google Sheets

Sau khi bảng được tạo xong, cuộn xuống cuối câu trả lời của Gemini.

Nhấn vào bảng hoặc chọn Open .

Gemini sẽ tự động tạo một Google Sheets mới trong Google Drive và điền toàn bộ dữ liệu vào bảng tính.

Bạn không cần sao chép hay dán thủ công.

Bước 3: Hoàn thiện bảng tính

Sau khi bảng tính được tạo, bạn có thể tiếp tục:

• Điều chỉnh định dạng

• Thêm biểu đồ

• Chỉnh sửa dữ liệu

• Bổ sung công thức

• Chia sẻ với đồng nghiệp

Lúc này, Google Sheets hoạt động như một bảng tính thông thường và bạn có thể tiếp tục sử dụng Gemini để hỗ trợ trong quá trình làm việc.

Một số mẹo giúp gemini tạo Google Sheets chính xác hơn

Kết quả của Gemini phụ thuộc khá nhiều vào cách bạn mô tả yêu cầu.

Nếu muốn các cột tiền tệ hiển thị theo định dạng USD hoặc VNĐ, hãy ghi rõ trong prompt, chẳng hạn:

"Định dạng cột Giá thành theo tiền Việt Nam."

Tương tự, nếu muốn các cột ngày tháng hoặc phần trăm được hiển thị theo định dạng cụ thể, hãy nêu rõ ngay từ đầu để tránh phải chỉnh sửa lại.

Một mẹo khác là sử dụng các câu lệnh "Đóng vai..." (Act As) .

Ví dụ:

"Đóng vai một chuyên gia phân tích dữ liệu và tạo bảng kiểm tra chất lượng dữ liệu trước khi nhập vào Google Sheets."

Việc xác định vai trò giúp Gemini hiểu rõ ngữ cảnh và tạo ra cấu trúc bảng chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, Gemini cũng rất hữu ích trong việc xử lý dữ liệu lộn xộn. Bạn chỉ cần dán nội dung chưa được sắp xếp vào cuộc trò chuyện rồi yêu cầu:

"Làm sạch dữ liệu này và sắp xếp thành bảng phù hợp để nhập vào Google Sheets."

Sau đó, chỉ cần sử dụng chức năng xuất sang Google Sheets để có ngay một bảng dữ liệu được tổ chức rõ ràng.

Gemini đang biến Google Sheets từ một công cụ bảng tính truyền thống thành một trợ lý AI có khả năng hỗ trợ toàn bộ quá trình xây dựng và xử lý dữ liệu.

Thay vì mất thời gian tạo bảng, nhập dữ liệu mẫu, viết công thức hay phân tích số liệu bằng tay, bạn chỉ cần mô tả yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên để Gemini thực hiện phần lớn công việc.

Dù bạn đang quản lý ngân sách cá nhân, theo dõi doanh số, lập kế hoạch dự án hay xây dựng dashboard phân tích dữ liệu, Gemini đều có thể giúp rút ngắn đáng kể thời gian thiết lập ban đầu và tăng hiệu quả làm việc với Google Sheets.