Hướng dẫn chèn chữ ký vào Word

Chèn chữ ký vào Word là một cách để bảo mật tài liệu của chúng ta, tương tự như chèn watermark trong Word. Tuy nhiên, chèn chữ ký vào Word mang tính trang trọng hơn, thường được sử dụng trong tài liệu, văn bản ban hành, hợp đồng,.... Phần chữ ký sẽ có tên người ký, chức vụ, email liên hệ của công ty, đoàn thể,... Và để có thể chèn chữ ký vào Word thì bạn có thể thực hiện ngay trên Word rất đơn giản. Dưới đây là một vài cách để chèn chữ ký vào Word.

 

1. Hướng dẫn chèn chữ ký số trong Word

Bước 1:

Với những tài liệu mà bạn muốn cung cấp cho ai để xin chữ ký thì trước hết cần thêm dòng chữ kỳ vào tài liệu. Chúng ta cần đặt con chuột tại vị trí cần xin chữ ký. Tiếp tục nhấn vào Insert > Add a Signature Line để thêm dòng chữ ký.

Lúc này hiển thị giao diện để chúng ta nhập thông tin của người cần xin chữ ký, tên, chức vụ rồi nhấn OK để lưu lại.

Ngay lập tức phía cuối văn bản hiển thị một phần để chèn chữ ký như dưới đây. Phần có dấu X chính là nơi mà người nhận nhập chữ ký của họ.

Bây giờ bạn cần lưu lại tài liệu này và gửi tới người cần xin chữ ký.

Bước 2:

Khi nhận được tài liệu cần chữ ký của bạn, khi muốn điền chữ ký Word sẽ hỏi yêu cầu người dùng trở thành Partner của Microsoft. Khá lằng nhằng nên chúng ta sẽ sử dụng công cụ Selfcert có sẵn khi cài đặt bộ Microsoft Office.

Người dùng truy cập theo đường dẫn sau đây C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16.

Sau đó chúng ta tìm tới file Selfcert.exe trong thư mục này như hình dưới đây rồi kích hoạt.

Hiển thị giao diện để tạo tên chứng nhận số, bạn nhập tên của bạn vào rồi nhấn OK.

Lúc này sẽ hiện giao diện thông báo đã nhập tên chứng nhận thành công.

Bước 3:

Bây giờ chúng ta sẽ quay trở lại tài liệu để ký xác nhận. Nhấn vào khung chữ ký trong tài liệu và khi đó hiển thị giao diện Sign như hình dưới đây. Bạn nhập tên cần ký của mình rồi nhấn Sign bên dưới để ký vào tài liệu.

Lưu ý với người dùng nếu bạn chỉnh sửa tài liệu sau khi ký thì chữ ký sẽ không hợp lệ và chúng ta buộc phải ký lại.

Xác nhận chữ ký đã được sử dụng, nhấn OK để thoát giao diện này.

Kết quả bạn nhìn thấy chữ ký số mà chúng ta đã ký cho tài liệu Word như hình dưới đây.

2. Hướng dẫn chèn chữ ký trong Word bẳng ảnh chữ ký

Trong trường hợp người dùng muốn đổi thành chữ ký hình ảnh thì trong khung chèn chữ ký Sign nhấn vào Select image như hình dưới đây.

Hiển thị nơi lấy hình ảnh để sử dụng làm chữ ký, tại From a file nhấn vào chữ Browse rồi bạn tìm tới hình ảnh chữ ký lưu trong thư mục máy tính.

Cuối cùng cũng nhấn vào ô Sign để ký vào tài liệu.

Tài liệu khi có chữ ký hình ảnh sẽ như dưới đây.

Như vậy tài liệu đã chèn chữ ký sẽ không thể chỉnh sửa nội dung nào. Nếu người khác cố tình nhấn Edit Anyway thì chữ ký sẽ biến mất, tài liệu không được ký xác nhận.

Lúc này giao diện Word sẽ gửi thông tin cảnh báo như hình.

Nếu nhấn Yes để tiếp tục thì chữ ký hoàn toàn biến mất chỉ còn lại dòng để chènchữ ký lúc trước mà thôi.

3. Cách chèn chữ ký Word sử dụng lại nhiều lần

Trong trường hợp một số thông tin như email, chức danh thuộc phần chữ ký và được sử dụng liên tục thì bạn có thể lưu lại với hình ảnh dưới dạng văn bản tự động. Sau đó mỗi lần sử dụng chữ ký thì thì cần nhấn chọn là được, không cần phải tạo lại từ đầu

Bước 1:

Đầu tiên bạn có thể chèn hình ảnh logo, chữ ký hoặc không chèn cũng được. Tiếp đến điền những thông tin hiển thị trong mục chữ ký.

Bước 2:

Tiếp đến chúng ta nhấn vào Insert, chọn Quick Parts rồi chọn tiếp vào Save Selection to Quick Part Gallery trong menu hiển thị bên dưới.

Bước 3:

Hiển thị hộp thoại mới, chúng ta nhập tên cho khối chữ ký tại mục Name, tại Gallery nhấn vào rồi chọn AutoText trong danh sách hiển thị bên dưới. Nhấn OK để lưu lại nội dung này.

Bước 4:

Với những lần sau khi bạn muốn sử dụng, bạn chỉ cần nhấn vào Quick Parts rồi chọn AutoText và nhấn vào nội dung chữ ký mà chúng ta đã lưu vào.

Video hướng dẫn tạo chữ ký số trong Word