Excel 2019 (Phần 2): Tạo và mở workbook

Các file Excel được gọi là workbook. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới trong Microsoft Excel, bạn sẽ cần tạo một workbook mới. Có một số cách để bắt đầu làm việc với workbook trong Excel. Bạn có thể chọn tạo một workbook mới - với một workbook trống hoặc một template được thiết kế trước - hoặc mở một workbook hiện có.

Cách tạo một workbook trống mới

1. Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.

2. Chọn New, sau đó bấm vào Blank workbook.

3. Một workbook trống mới sẽ xuất hiện.

Cách mở một workbook hiện có

Ngoài việc tạo workbook mới, bạn thường cần mở một workbook đã được lưu trước đó.

1. Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open.

2. Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browser. Bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các file được lưu trữ trên OneDrive của mình.

3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Định vị và chọn workbook của bạn, sau đó bấm Open.

Nếu bạn đã mở workbook mong muốn gần đây, bạn có thể duyệt qua workbook đó thay vì tìm kiếm file.

Cách ghim workbook

Nếu bạn thường xuyên làm việc với cùng một workbook, bạn có thể ghim nó vào Backstage view để truy cập nhanh hơn.

1. Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Các workbook đã chỉnh sửa gần đây của bạn sẽ xuất hiện.

2. Di chuột qua workbook bạn muốn ghim. Biểu tượng đinh ghim sẽ xuất hiện bên cạnh workbook. Nhấp vào biểu tượng đinh ghim đó.

3. Workbook sẽ ở trong Recent Workbooks. Để bỏ ghim workbook, chỉ cần nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim.

Sử dụng các template

Template là một bảng tính được thiết kế trước mà bạn có thể sử dụng để tạo workbook mới một cách nhanh chóng. Các template thường bao gồm định dạng tùy chỉnh và các công thức xác định trước, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

Cách tạo workbook mới từ một template

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Chọn New. Một số template sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn workbook trống.

3. Chọn một template để xem xét nó.

4. Bản xem trước của template sẽ xuất hiện, cùng với thông tin bổ sung về cách có thể sử dụng template.

5. Nhấp vào Create để sử dụng template đã chọn.

6. Một workbook mới sẽ xuất hiện với template đã chọn.

Bạn cũng có thể duyệt qua các template theo danh mục hoặc sử dụng thanh tìm kiếm để tìm một cái gì đó cụ thể hơn.

Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các template đều được tạo bởi Microsoft. Nhiều template được tạo bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí cả người dùng cá nhân, vì vậy một số template có thể hoạt động tốt hơn những template khác.

Compatibility Mode

Đôi khi, bạn có thể cần phải làm việc với các workbook đã được tạo trong những phiên bản trước của Microsoft Excel, như Excel 2010 hoặc Excel 2007. Khi bạn mở các loại workbook này, chúng sẽ xuất hiện trong Compatibility Mode.

Compatibility Mode sẽ tắt một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình được sử dụng để tạo workbook. Ví dụ, nếu mở một workbook được tạo trong Excel 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được tìm thấy trong Excel 2003.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng workbook đang ở Compatibility Mode, được biểu thị ở đầu cửa sổ bên phải tên file. Thao tác này sẽ vô hiệu hóa một số tính năng của Excel, tính năng này sẽ chuyển sang màu xám trên Ribbon.

Để thoát khỏi Compatibility Mode, bạn cần phải chuyển đổi workbook sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người khác chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Excel cũ, tốt nhất nên để workbook ở Compatibility Mode để định dạng sẽ không thay đổi.

Cách chuyển đổi workbook

Nếu muốn truy cập vào các tính năng mới hơn, bạn có thể chuyển đổi bảng tính sang định dạng file hiện tại.

Lưu ý rằng việc chuyển đổi file có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của workbook.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Định vị và chọn lệnh Convert.

3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu workbook, nhập tên file cho workbook và bấm Save.

4. Workbook sẽ được chuyển đổi thành loại file mới nhất.