Excel 2019 (Phần 11): Bố cục và In

Có thể đôi khi bạn muốn in workbook để xem và chia sẻ dữ liệu của mình ngoại tuyến. Khi đã chọn được cài đặt bố cục trang của mình, thật dễ dàng để xem trước và in workbook từ Excel bằng cách sử dụng bảng điều khiển Print.

Cách truy cập bảng điều khiển Print

1. Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.

2. Chọn Print. Bảng điều khiển Print sẽ xuất hiện.

Đây là bảng điều khiển Print:

Cách in workbook

1. Điều hướng đến bảng điều khiển Print, sau đó chọn máy in mong muốn.

2. Nhập số lượng bản sao bạn muốn in.

3. Chọn bất kỳ cài đặt bổ sung nào nếu cần.

4. Nhấp vào Print.

Chọn khu vực in

Trước khi bạn in workbook Excel, điều quan trọng là phải quyết định chính xác thông tin bạn muốn in. Ví dụ, nếu bạn có nhiều trang tính trong workbook, bạn sẽ cần quyết định xem bạn muốn in toàn bộ workbook hay chỉ những trang tính đang hoạt động. Cũng có thể đôi khi bạn chỉ muốn in một số nội dung từ workbook của mình.

Cách in các trang tính đang hoạt động

1. Trang tính được coi là đang hoạt động khi nó được chọn.

2. Chọn trang tính bạn muốn in. Để in nhiều trang tính, hãy nhấp vào trang tính đầu tiên, giữ phím Ctrl trên bàn phím, sau đó nhấp vào bất kỳ trang tính nào khác mà bạn muốn chọn.

3. Điều hướng đến bảng điều khiển Print.

4. Chọn Print Active Sheets từ menu drop-down Print Range.

5. Nhấp vào nút Print.

Cách in toàn bộ workbook

1. Điều hướng đến bảng điều khiển Print.

2. Chọn Print Entire Workbook từ menu drop-down Print Range.

3. Nhấp vào nút Print.

Cách in một vùng chọn

Ví dụ sẽ in hồ sơ của 40 nhân viên bán hàng hàng đầu trên trang tính Central.

1. Chọn các cell bạn muốn in.

2. Điều hướng đến bảng điều khiển Print.

3. Chọn Print Selection từ menu drop-down Print Range.

4. Bản xem trước vùng chọn sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển Preview.

5. Nhấp vào nút Print để in vùng chọn.

Nếu muốn, bạn cũng có thể thiết lập trước vùng in để có thể hình dung cell nào sẽ được in khi bạn làm việc trong Excel. Chỉ cần chọn các cell bạn muốn in, nhấp vào tab Page Layout, chọn lệnh Print Area, sau đó chọn Set Print Area. Hãy nhớ rằng nếu bạn cần in toàn bộ workbook, bạn sẽ cần xóa vùng in.

Điều chỉnh nội dung

Đôi khi, bạn có thể cần phải thực hiện các điều chỉnh nhỏ từ bảng điều khiển Print để nội dung workbook phù hợp một cách gọn gàng trên trang in. Bảng điều khiển Print bao gồm một số công cụ để giúp điều chỉnh và chia tỷ lệ nội dung của bạn, bao gồm chia tỷ lệ và lề trang.

Cách thay đổi hướng trang

Excel cung cấp hai tùy chọn hướng trang: ngang và dọc. Landscape định hướng trang theo chiều ngang, trong khi Portrait định hướng trang theo chiều dọc. Ví dụ sẽ đặt hướng trang thành nằm ngang.

1. Điều hướng đến bảng điều khiển Print.

2. Chọn hướng mong muốn từ menu drop-down Page Orientation. Ví dụ sẽ chọn Landscape Orientation.

3. Hướng trang mới sẽ được hiển thị trong bảng điều khiển Preview.

Điều chỉnh lại nội dung trước khi in

Nếu một số nội dung của bạn đang bị cắt bởi máy in, bạn có thể sử dụng tính năng chia tỷ lệ để tự động điều chỉnh workbook của mình với trang in.

1. Điều hướng đến bảng điều khiển Print. Trong ví dụ, có thể thấy trong phần Preview trước rằng nội dung sẽ bị cắt khi in.

2. Chọn tùy chọn mong muốn từ menu drop-down Scaling. Ví dụ sẽ chọn Fit All Columns on One Page.

3. Trang tính sẽ được điều chỉnh để vừa trong một trang.

Hãy nhớ rằng trang tính sẽ trở nên khó đọc hơn khi thu nhỏ lại, vì vậy bạn có thể không muốn sử dụng tùy chọn này khi in trang tính có nhiều thông tin. Ví dụ sẽ thay đổi cài đặt trở lại No Scaling.

Cách bao gồm các tiêu đề

Nếu trang tính của bạn sử dụng các title heading, điều quan trọng là phải bao gồm các tiêu đề này trên mỗi trang của trang tính được in. Sẽ rất khó để đọc một workbook nếu các tiêu đề chỉ xuất hiện trên trang đầu tiên. Lệnh Print Titles cho phép bạn chọn các hàng và cột cụ thể xuất hiện trên mỗi trang.

1. Bấm vào tab Page Layout trên Ribbon, sau đó chọn lệnh Print Titles.

2. Hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn các hàng hoặc cột để lặp lại trên mỗi trang. Ví dụ sẽ lặp lại một hàng trước tiên.

3. Nhấp vào nút Collapse Dialog bên cạnh trường Rows to repeat at top:.

4. Con trỏ sẽ trở thành một mũi tên lựa chọn nhỏ và hộp thoại Page Setup sẽ được thu gọn. Chọn (các) hàng bạn muốn lặp lại ở đầu mỗi trang in. Ví dụ sẽ chọn hàng 1.

5. Hàng 1 sẽ được thêm vào trường Rows to repeat at top:. Nhấp lại vào nút Collapse Dialog.

6. Hộp thoại Page Setup sẽ mở rộng. Để lặp lại một cột, hãy sử dụng quy trình tương tự được hiển thị trong bước 4 và 5. Ví dụ đã chọn lặp lại hàng 1 và cột A.

7. Khi bạn hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

8. Trong ví dụ, hàng 1 xuất hiện ở đầu mỗi trang và cột A xuất hiện ở bên trái mỗi trang.

Điều chỉnh việc ngắt trang

1. Bấm vào lệnh Page Break Preview để thay đổi sang chế độ xem Page Break.

2. Các đường chấm màu xanh lam dọc và ngang biểu thị việc ngắt trang. Nhấp và kéo một trong những dòng này để điều chỉnh ngắt trang.

3. Ví dụ đã đặt dấu ngắt trang ngang giữa các hàng 21 và 22.

4. Trong ví dụ, tất cả các trang hiện hiển thị cùng một số hàng do sự thay đổi việc ngắt trang.

Cách sửa đổi lề trong bảng điều khiển Preview

Lề là khoảng trống giữa nội dung của bạn và mép của trang. Đôi khi bạn có thể cần phải điều chỉnh lề để làm cho dữ liệu của bạn vừa vặn hơn. Bạn có thể sửa đổi lề trang từ bảng điều khiển Print.

1. Điều hướng đến bảng điều khiển Print.

2. Chọn kích thước lề mong muốn từ menu drop-down Page Margins. Ví dụ sẽ chọn Narrow.

3. Các lề trang mới sẽ được hiển thị trong bảng điều khiển Preview.

Bạn có thể điều chỉnh lề theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Show Margins ở góc dưới bên phải, sau đó kéo các điểm đánh dấu lề trong bảng điều khiển Preview.