Đừng chỉ dùng Excel hoặc Sheets! Hãy kết hợp cả hai!

Đừng chỉ dùng Excel hoặc Sheets! Hãy kết hợp cả hai!

Nếu tham gia bất kỳ cuộc trò chuyện nào về bảng tính, có 97,9% khả năng bạn sẽ chứng kiến ​​cuộc chiến lớn giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng công cụ của họ tốt hơn, nhưng đây là điều mà không bên nào thừa nhận - cả hai ứng dụng đều có những ưu điểm riêng.

 

Các công cụ khác nhau sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau và nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho Excel và Google Sheets. Việc chỉ sử dụng một công cụ khi bạn thực sự cần cả hai sẽ ngốn hết thời gian, hạn chế tiềm năng của bạn và thành thật mà nói, khiến công việc khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.

Excel phù hợp nhất cho các tác vụ nặng, có độ chính xác cao

Khi bạn cần xử lý các con số một cách nghiêm túc, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn trong ngành không chỉ là sự cường điệu về tiếp thị; Excel thực sự được xây dựng để nâng cao loại công việc nặng khiến các công cụ khác phải chịu áp lực.

Hãy lấy mô hình dữ liệu nâng cao làm ví dụ, nơi Excel dẫn đầu. Pivot Table trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, xác định mối quan hệ giữa những bảng lớn và sử dụng các công thức Data Analysis Expressions (DAX) để tính toán phức tạp. Bạn có thể cắt và phân tích dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các pivot table ở quy mô khiến Google Sheets phải bỏ cuộc. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hoặc tập dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu gần như không thể sao chép ở nơi khác.

Tạo pivot table trong Excel
Tạo pivot table trong Excel

Sau đó là tự động hóa. Các macro VBA của Excel có thể biến những quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ cần một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi của con người và làm cho các quy trình phức tạp có thể truy cập được đối với bất kỳ ai trong nhóm của mình, ngay cả những người không giỏi viết code. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không cung cấp cùng một sức mạnh tự động hóa liền mạch, đặc biệt là khi bạn cần kết nối môi trường desktop và đám mây.

Tùy chọn nhập file VBA
Tùy chọn nhập file VBA

Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế để mở rộng quy mô. Các pivot table của nó xử lý những tập dữ liệu lớn mà không gặp khó khăn, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn nhanh như chớp khi Google Sheets đang thu thập dữ liệu. Khi bạn đạt đến một vài nghìn hàng, Sheets thường trở nên chậm chạp và không đáng tin cậy (chính xác là khi bạn cần hiệu suất nhất).

Khả năng lập biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Trong khi Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, thì công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra những đầu ra cấp độ chuyên nghiệp với độ chính xác về tùy chỉnh và định dạng mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong những bài thuyết trình.

Google Sheets giành chiến thắng về khía cạnh cộng tác thông qua kiến ​​trúc, không phải tính năng

Khi Google xây dựng Sheets, hãng đã hoàn toàn tái hiện lại những gì một bảng tính có thể có trong thời đại Internet - trên đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất kỳ đâu bạn có kết nối với cộng tác theo thời gian thực. Họ không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.

Tính năng ngắt dòng văn bản được bật trong Microsoft Excel
Tính năng ngắt dòng văn bản được bật trong Microsoft Excel

Excel được tạo ra cho một người trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của Google Sheets, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, có cảm giác được cải tiến. Nhiều người có thể chỉnh sửa bảng tính Google Sheets cùng lúc mà không có xung đột phiên bản. Bình luận tức thời và theo chuỗi. Lịch sử sửa đổi diễn ra tự động để bạn có thể xem chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản trước đó nào chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Linh kiện máy tính
Kết quả của hàm QUERY với tham chiếu ô động trong Google Sheets
Kết quả của hàm QUERY với tham chiếu ô động trong Google Sheets

Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với việc đồng tác giả trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng vẫn có cảm giác như cộng tác được gắn chặt vào ứng dụng desktop. Bạn cần thiết lập, đào tạo và kỷ luật tổ chức phù hợp để tránh xung đột. Google Sheets hoạt động ngay lập tức cho mọi người.

Ưu điểm tích hợp cũng rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ với tài khoản Google của bạn, giúp quản lý quyền truy cập trở nên trực quan đối với các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Calendar. Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng bạn sử dụng hàng ngày và không cần phải học thêm cách sử dụng một công cụ khác. Ai lại chưa có tài khoản Google chứ, đặc biệt là nếu họ sử dụng thiết bị Android?

 

Bên cạnh đó, chỉnh sửa trên nhiều thiết bị tốt hơn trên Sheets. Trong khi các ứng dụng di động của Excel đã được cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa có ý nghĩa trong khi đi làm, chia sẻ những bản cập nhật nhanh chóng từ cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính của mình.

 

Sử dụng cả hai sẽ mang lại cho bạn những điều tốt nhất

​Thay vì chọn một bên trong cuộc chiến này, cách tiếp cận thông minh hơn là sắp xếp cả hai dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự đòi hỏi.

Bắt đầu với Google Sheets khi sự cộng tác là trọng tâm. Sử dụng nó cho các phiên động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu nhiều người cập nhật liên tục. Nhưng khi đến lúc phải đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc vật lộn với các tập dữ liệu lớn, phức tạp là nơi sức mạnh tính toán của Excel được thể hiện.

Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets

Điều tuyệt vời là sau khi hoàn tất phân tích chuyên sâu, bạn có thể đưa những thông tin chi tiết đó trở lại Google Sheets. Theo cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm của mình phải có đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người - chuyên gia Excel - có ngay cả gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.

Mặc dù phiên bản web có một số hạn chế so với ứng dụng dành cho desktop, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả được đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người có thể cộng tác một cách tự do.

Chiến lược công cụ kép này cũng bảo vệ quy trình làm việc của bạn trong tương lai. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào đồng tác giả theo thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập trên thiết bị di động. Bằng cách thành thạo cả hai, bạn sẽ định vị mình để nắm bắt những cải tiến tốt nhất từ ​​cả hai phía.

 

Nguồn tin: Quantrimang.com: