Cách trực quan hóa xu hướng trong một ô Excel

Giả sử bạn đang cuộn qua các hàng dữ liệu bán hàng theo quý, cố gắng tìm ra khu vực nào đang có xu hướng tăng hoặc giảm. Thay vì phải căng mắt nhìn vào các con số hoặc vẽ một biểu đồ riêng biệt, Microsoft Excel có một tính năng tích hợp hiển thị xu hướng ngay trong một ô.

Nhận diện mô hình ngay lập tức với Sparklines (biểu đồ mini) trong ô

Excel Sparklines là các biểu đồ nhỏ nằm trong một ô duy nhất, cung cấp cho bạn hình ảnh trực quan nhanh chóng về dữ liệu của mình. Chỉ cần nhìn lướt qua, bạn có thể trả lời các câu hỏi như "sản phẩm này có bán chạy hơn theo thời gian không?" hoặc "hiệu suất có giảm trong quý trước không?".

Bạn có thể chọn 1 trong 3 loại Sparklines: Đường, Cột hoặc Win/Loss. Mỗi loại phù hợp nhất cho những mục đích khác nhau:

Loại biểu đồ	Mô tả
Đường	Để hiển thị xu hướng theo thời gian, chẳng hạn như theo dõi doanh số bán hàng qua nhiều tháng.
Cột	Để so sánh các giá trị, như điểm số hàng tháng hoặc lợi nhuận
Win/Loss	Để hiển thị kết quả là có hoặc không, chẳng hạn như mục tiêu bán hàng hàng tháng có đạt được (1) hay không đạt được (-1).

Sau khi đã chọn đúng Sparkline cho dữ liệu của mình, bước tiếp theo là đưa nó vào trang tính mà không làm lộn xộn bảng tính.

Cách thêm Sparkline mà không làm lộn xộn trang tính

Việc tạo Sparkline chỉ mất khoảng 5 giây. Bắt đầu bằng cách chọn ô bạn muốn xu hướng xuất hiện. Vào Insert > Sparklines và chọn Line, Column hoặc Win/Loss.

Khi Excel yêu cầu phạm vi dữ liệu, hãy chọn các ô có giá trị bạn muốn hiển thị.

Ngay khi bạn nhấp vào OK, Sparkline sẽ xuất hiện ngay trong ô bạn đã chỉ định.

Sparkline hoạt động giống như nội dung ô thông thường: Bạn có thể sao chép - dán chúng, và chúng sẽ tự động điều chỉnh tham chiếu. Tuy nhiên, chúng không phải lúc nào cũng hiển thị tham chiếu ô một cách hoàn hảo, vì vậy mọi người thích tự tạo Sparkline theo cách thủ công.

Các tùy chọn định dạng cũng rất mạnh mẽ đối với một biểu đồ nhỏ như vậy. Nhấp vào một Sparkline, tab Sparkline sẽ xuất hiện, với các tùy chọn như Sparkline Color, Marker Color, v.v...

Với Marker Color, bạn có thể làm nổi bật các điểm cụ thể, chẳng hạn như giá trị cao nhất và thấp nhất, bằng những màu tương phản. Đối với các sparkline cột và Win/Loss, bạn thậm chí có thể đặt các màu khác nhau cho những giá trị dương và âm.

Sau đây là một số mẹo để giữ cho trang tính của bạn gọn gàng và dễ đọc:

• Tốt nhất nên đặt Sparkline ở cột cuối cùng của mỗi hàng.
• Giữ nguyên chiều cao các hàng để các dòng không bị kéo giãn hoặc bị nén.
• Nếu dữ liệu của bạn kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm, hãy đặt cùng các giá trị tối thiểu và tối đa để tránh những đột biến gây nhầm lẫn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào Axis trong tab Sparklines.
• Bạn có thể ẩn các đường lưới trong trang tính hoặc sử dụng màu ô sáng để làm nổi bật Sparkline.

Đây là những điều chỉnh nhỏ, nhưng chúng sẽ giúp bảng tính của bạn trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn một chút.

Thêm các công thức này để Sparkline thông minh hơn

Theo mặc định, Sparkline sử dụng một phạm vi dữ liệu cố định, nhưng với một chút thủ thuật Excel, bạn có thể tự động cập nhật chúng khi thêm số liệu vào bảng tính.

Giả sử bạn đang theo dõi doanh số hàng tháng và mỗi tháng bạn lại thêm một số liệu mới. Thay vì cập nhật thủ công phạm vi Sparkline, bạn có thể tạo một phạm vi được đặt tên động trong Excel bằng hàm OFFSET. Dưới đây là một ví dụ:

=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,1,COUNTA(Sheet1!$2:$2))

Công thức này bắt đầu từ ô B2 và mở rộng để bao gồm tất cả các ô không trống trong hàng 2. Ví dụ đặt tên cho công thức của mình là MonthlySales.

Khi thiết lập Sparkline, chỉ cần nhập phạm vi được đặt tên (ví dụ: =MonthlySales) vào ô phạm vi dữ liệu.

Từ đó trở đi, mỗi khi bạn thêm một tháng mới với các số liệu mới, Sparkline sẽ tự động điều chỉnh.

Bạn có thể làm tương tự với danh sách drop-down hoặc các hàng/cột cụ thể, kết hợp những công thức như INDEX hoặc MATCH để nhắm mục tiêu chính xác dữ liệu bạn muốn. Điều quan trọng là xác định phạm vi một cách chính xác. Sau khi hoàn tất, Sparkline sẽ luôn phản ánh các số liệu mới nhất.

Nếu chưa thử Sparkline, bạn đang bỏ lỡ một trong những cách nhanh nhất của Excel để phát hiện xu hướng. Lần tới khi bạn bị chôn vùi trong các con số, hãy thả một biểu đồ nhỏ ngay vào ô. Có lẽ bạn sẽ không bao giờ nhìn dữ liệu thô theo cách cũ nữa.