Cách sử dụng Outline View trong Microsoft Word

Có những tình huống trong Microsoft Word mà bạn có thể muốn sử dụng Outline View. Nó lý tưởng để đọc và xem lại các tài liệu dài, bao gồm cả sách. Dưới đây là thông tin thêm về Outline View và cách sử dụng nó.

Outline View

Theo mặc định, Microsoft Word sử dụng Print Layout khi trình bày tài liệu. Tùy chọn này hiển thị kích thước của giấy và lề của nó, cùng với thông tin về phông chữ. Chế độ đọc, bố cục web, bản nháp và Outline View là các tùy chọn chế độ xem khác.

Chế độ xem này trong Microsoft Word không dành cho tất cả mọi người và nó không thực tế khi sử dụng nếu bạn viết tài liệu. Nói chung, khi được áp dụng, chế độ xem loại bỏ mọi thứ trong tài liệu Word, chỉ để lại các tiêu đề (heading) và tiêu đề phụ (subheading) của nó. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung tốt hơn vào dòng tài liệu và thực hiện các thay đổi cấu trúc khi cần thiết. Các đoạn trong tài liệu vẫn tồn tại ở Outline View. Tuy nhiên, chúng bị lược bớt theo mặc định.

Cách bật Outline View

Để sử dụng chế độ xem này trong Microsoft Word:

1. Trước tiên, hãy mở tài liệu của bạn trong Microsoft Word.

2. Nhấp vào Outline bên dưới khu vực Viewing trên ribbon.

Không giống như các chế độ xem khác trong Microsoft Word, Outline View có bộ công cụ riêng trong ribbon.

Điều chỉnh Outline View

Chế độ xem này hoàn toàn được xây dựng dựa trên các cấp độ outline mà bạn có thể điều chỉnh bằng cách sử dụng hộp drop-down trong ribbon Outline View đặc biệt. Sử dụng các mũi tên ở hai bên của hộp để giảm hoặc tăng cấp độ. Bạn cũng có thể sắp xếp lại những mục ngay bên dưới các cấp độ.

Ở phía bên kia của hộp Outline Level, bạn sẽ tìm thấy các mũi tên. Những cái ở bên phải cho phép bạn giảm một cấp, trong khi những cái ở bên trái thực hiện việc ngược lại, tăng một cấp. Bên dưới các mũi tên đó là các tùy chọn bổ sung. Ví dụ, với những mũi tên lên và xuống, bạn có thể di chuyển các mục theo nhiều hướng khác nhau và sắp xếp lại các điểm chính của mình. Trong khi đó, các dấu cộng và dấu trừ cho phép bạn mở rộng và thu gọn những cấp độ Outline. Bạn có thể thu gọn hoặc mở rộng cấp độ bất kỳ lúc nào.

Tiếp theo là danh sách drop-down “Show Level”. Hãy sử dụng công cụ này để xác định các cấp độ sẽ hiển thị.

“Show Text Formatting” và “Show First Line Only” là các hộp kiểm mà bạn có thể sử dụng để điều chỉnh chế độ xem hiện tại bằng cách xóa định dạng hoặc ẩn văn bản, nếu có.

Tài liệu chính

Khi được chọn, “Show Document” sẽ cho phép bạn bao gồm các tài liệu con, mở rộng phần những tính năng điều khiển đó. Ví dụ, bạn muốn đính kèm hợp đồng hoặc loại tài liệu khác vào Outline View. Bằng cách nhấp vào “Insert”, bạn có thể nhúng một file đã được lưu. Chọn “Create”, bạn có thể tạo một tài liệu mới.

Với các tài liệu phụ được bao gồm, bạn có thể nhấp vào nút “Collapse Subdocuments”, nút này sẽ thu gọn nội dung và chỉ hiển thị một liên kết đến nó. Khi nút này trở thành “Expand Subdocuments”, bạn có thể sử dụng nút này để mở rộng nội dung theo ý muốn.

Những sự lựa chọn khác

Các tùy chọn bổ sung cho Outline View trong Microsoft Word bao gồm:

• Unlinked, loại bỏ liên kết đến các tài liệu con, đồng thời cũng sao chép văn bản vào tài liệu hiện tại.
• Merge tập hợp nhiều tài liệu con lại với nhau, vì vậy chỉ còn lại một tài liệu duy nhất.
• Khi được kích hoạt, Split sẽ tách nội dung con của tài liệu thành những tài liệu khác nhau. Bạn có thể tạo sự phân chia tại các điểm chèn.
• Lock Document khiến không thể giữ các thay đổi chuyển vào tài liệu con.

Như có thể thấy, bạn có thể làm được nhiều điều với Outline View trong Microsoft Word. Nó có lợi khi xử lý các tài liệu hoặc sách dài.