Cách sử dụng Copilot trong Word chi tiết

Bạn đã bao giờ mong muốn có một nút có thể ngay lập tức biến những văn bản phức tạp thành văn bản đơn giản chưa? Microsoft Copilot trong Word là lựa chọn tốt nhất tiếp theo. Chỉ với một vài prompt, nó biến văn bản rối rắm thành thứ mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được. Bạn không cần phải là một chuyên gia viết prompt để sử dụng Copilot trong Word.

Lưu ý Copilot hiện chỉ áp dụng với bản Office 365. 

Cách sử dụng Copilot trong Word online

1. Sử dụng Copilot để tạo mẫu

Trong giao diện Word bạn nhập yêu cầu tạo mẫu tài liệu cho nội dung mình cần.

Prompt tổng quát

Tôi muốn tạo một template trong Microsoft Word bằng Copilot. Hãy giúp tôi thiết kế một mẫu tài liệu chuyên nghiệp với cấu trúc hoàn chỉnh, định dạng đẹp, các phần có thể chỉnh sửa dễ dàng và phù hợp để tái sử dụng trong công việc hằng ngày.

1. Tạo mẫu tài liệu chung

Hãy tạo một mẫu tài liệu Word chuyên nghiệp với bố cục rõ ràng, bao gồm tiêu đề, mục lục, phần nội dung chính, bảng biểu và khu vực ký xác nhận. Thiết kế phù hợp để sử dụng trong môi trường doanh nghiệp.

2. Tạo mẫu biên bản cuộc họp

Hãy tạo một template biên bản cuộc họp chuyên nghiệp trong Word. Bao gồm các phần: thông tin cuộc họp, thành phần tham dự, mục tiêu cuộc họp, nội dung thảo luận, các quyết định đã thống nhất, danh sách công việc cần thực hiện (Action Items), người phụ trách và thời hạn hoàn thành.

3. Tạo mẫu báo cáo kinh doanh

Hãy tạo một mẫu báo cáo kinh doanh dành cho doanh nghiệp. Template cần bao gồm: tiêu đề báo cáo, thông tin người lập, mục tiêu báo cáo, tóm tắt tình hình, phân tích dữ liệu, kết quả đạt được, vấn đề gặp phải, đề xuất giải pháp và kế hoạch tiếp theo.

4. Tạo mẫu đề xuất giải pháp (Proposal)

Hãy tạo một template đề xuất giải pháp chuyên nghiệp trong Word. Bao gồm các phần: giới thiệu doanh nghiệp, bối cảnh và nhu cầu khách hàng, vấn đề hiện tại, giải pháp đề xuất, phạm vi công việc, kế hoạch triển khai, chi phí dự kiến, lợi ích mang lại và điều khoản hợp tác.

5. Tạo mẫu kế hoạch dự án

Hãy tạo một mẫu kế hoạch dự án trong Word. Template cần có các phần: mục tiêu dự án, phạm vi công việc, các bên liên quan, kế hoạch thực hiện, timeline, nguồn lực, ngân sách, rủi ro, phương án xử lý và tiêu chí đánh giá thành công.

6. Tạo mẫu CV/Resume

Hãy tạo một template CV chuyên nghiệp trong Word dành cho ứng viên ngành công nghệ và kinh doanh. Thiết kế hiện đại, dễ đọc, bao gồm thông tin cá nhân, mục tiêu nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, dự án tiêu biểu và chứng chỉ.

7. Tạo mẫu email doanh nghiệp

Hãy tạo một template email doanh nghiệp chuyên nghiệp trong Word, bao gồm các phần: tiêu đề email, lời chào, nội dung chính, yêu cầu hoặc thông tin cần truyền đạt, lời cảm ơn và chữ ký.

8. Câu lệnh nâng cao để Copilot tạo template đẹp hơn

Hãy tạo một template Word chuyên nghiệp theo phong cách doanh nghiệp hiện đại. Sử dụng bố cục tối giản, tiêu đề rõ ràng, màu sắc hài hòa, bảng biểu dễ đọc và có các phần có thể chỉnh sửa nhanh. Template cần phù hợp để sử dụng nhiều lần cho các tài liệu tương tự.

9. Nếu muốn Copilot tạo template theo thương hiệu công ty

Hãy tạo một template Word theo nhận diện thương hiệu của công ty. Sử dụng màu sắc chủ đạo là [màu sắc], thêm khu vực đặt logo, thông tin liên hệ ở phần đầu và cuối trang, định dạng tiêu đề nhất quán và phong cách chuyên nghiệp.

2. Sử dụng Copilot để tạo nội dung

Bạn chỉ cần nhập yêu cầu vào khung Copilot để tạo văn bản cho bất cứ mục đích nào bạn muốn.

Kết quả bạn có được nội dung mình muốn, nếu ưng ý thì chọn Xong để tạo nội dung mới trong Word.

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung thì bôi đen, rồi chọn Chỉnh sửa với Copilot.

Lúc này bạn nhập yêu cầu muốn chỉnh sửa cho văn bản rồi gửi.

Copilot sẽ điều chỉnh nội dung theo những gì bạn yêu cầu. Nếu ưng ý thì nhấn Xong để lưu lại nội dung mới tạo.

3. Sử dụng Copilot để cải thiện nội dung

Hãy bôi đen nội dung bạn cần kiểm tra hoặc cải thiện, sau đó cũng chọn Chỉnh sửa với Copilot. Lúc này bạn nhập yêu cầu kiểm tra, cải thiện nội dung theo ý mình muốn. Bạn tham khảo một số câu lệnh cải thiện nội dung dưới đây.

1. Cải thiện văn phong chuyên nghiệp

Hãy cải thiện nội dung này theo văn phong chuyên nghiệp hơn, sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc và phù hợp với môi trường doanh nghiệp.

2. Viết lại nội dung cho dễ hiểu hơn

Hãy viết lại nội dung này để dễ đọc và dễ hiểu hơn. Giữ nguyên ý nghĩa chính nhưng sử dụng câu từ đơn giản, logic và có cấu trúc rõ ràng.

3. Rút gọn nội dung

Hãy tóm tắt nội dung này thành phiên bản ngắn gọn hơn, giữ lại các ý chính quan trọng và loại bỏ những phần lặp lại hoặc không cần thiết.

4. Mở rộng nội dung

Hãy mở rộng nội dung này bằng cách bổ sung thêm các ý tưởng, ví dụ minh họa và giải thích chi tiết hơn để nội dung trở nên đầy đủ và thuyết phục hơn.

5. Chuyển đổi sang văn phong dành cho cấp cao

Hãy viết lại nội dung này theo phong cách báo cáo dành cho ban lãnh đạo, tập trung vào vấn đề chính, tác động kinh doanh, kết quả đạt được và đề xuất hành động.

6. Cải thiện email công việc

Hãy chỉnh sửa email này để trở nên chuyên nghiệp, lịch sự và thuyết phục hơn. Đảm bảo nội dung rõ ràng, có lời kêu gọi hành động và phù hợp với người nhận.

7. Kiểm tra lỗi và cải thiện câu chữ

Hãy kiểm tra nội dung này về lỗi chính tả, ngữ pháp và cách diễn đạt. Đề xuất cách viết tốt hơn để nội dung trở nên tự nhiên và chuyên nghiệp.

8. Chuyển nội dung thành dạng trình bày

Hãy chuyển nội dung này thành dạng slide thuyết trình, bao gồm tiêu đề, các ý chính dạng bullet point và đề xuất hình ảnh minh họa phù hợp.

9. Tối ưu nội dung marketing

Hãy cải thiện nội dung marketing này để hấp dẫn khách hàng hơn. Tập trung vào lợi ích sản phẩm, vấn đề khách hàng đang gặp phải và tạo lời kêu gọi hành động mạnh mẽ.

10. Điều chỉnh giọng điệu theo đối tượng người đọc

Hãy viết lại nội dung này với giọng văn thân thiện, dễ tiếp cận dành cho khách hàng phổ thông.

Hoặc:

Hãy viết lại nội dung này với giọng văn chuyên gia, thể hiện sự tin cậy và chuyên môn cao dành cho khách hàng doanh nghiệp.

11. Cải thiện nội dung báo cáo

Hãy phân tích và cải thiện báo cáo này bằng cách sắp xếp lại cấu trúc, làm nổi bật các số liệu quan trọng, bổ sung phần nhận xét và đề xuất giải pháp.

12. Tạo nội dung từ ghi chú thô

Hãy chuyển các ghi chú dưới đây thành một tài liệu hoàn chỉnh, có cấu trúc rõ ràng, tiêu đề, mục nội dung và văn phong chuyên nghiệp.

Prompt tổng quát cho chủ đề đào tạo:

Tôi muốn sử dụng Copilot để cải thiện nội dung tài liệu. Hãy giúp tôi chỉnh sửa nội dung này để trở nên chuyên nghiệp hơn, rõ ràng hơn, dễ hiểu hơn và phù hợp với mục tiêu sử dụng.

Kết quả bạn có được nội dung đã cải thiện hoàn toàn, nhấn Áp dụng để thay thế cho đoạn văn hiện có trong tài liệu Word.

4. Sử dụng Copilot để tạo bảng

Bạn có thể nhập câu lệnh yêu cầu tạo bảng trên Copilot, ghi rõ nội dung cần tạo bảng là gì để Copilot phân tích và tiến hành tạo bảng trong Word.

Copilot  tự động chèn bảng vào trong Word mà bạn không cần thực hiện gì thêm.

Hoặc chúng ta có nội dung trong Word thì cũng yêu cầu chuyển thành văn bản.

Copilot tiến hành phân tích nội dung đó và chuyển sang dạng bảng phù hợp.

5. Phân tích nội dung bằng Copilot

Copilot có thể phân tích tài liệu của bạn để cung cấp những thông tin chi tiết giá trị.

Chẳng hạn chúng ta cần Copilot phân tích phản hồi của khách hàng và triển khai nội dung dựa trên phân tích đó.

Kết quả Copilot tự động tạo thành bảng phân tích nhận xét của khách hàng, mức độ ưu tiên với với từng khách hàng và đặc biệt đề xuất hành động cho mỗi khách hàng dựa trên phản ánh của họ.

Cách sử dụng Copilot trong Microsoft Word

Prompt Copilot để viết lại văn bản

Như trong tất cả các chatbot AI, việc tạo prompt đúng cách là rất quan trọng. Sau đây là một số prompt và phương pháp yêu thích:

Viết lại để dễ đọc hơn

Đây là cách đơn giản nhất để nắm bắt ngay ý tưởng cốt lõi của bất kỳ nội dung nào. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, hãy sử dụng prompt: Rewrite this to make it easier to read (Viết lại để dễ đọc hơn).

Nếu vẫn chưa hiểu rõ, nhấp vào Regenerate để có phiên bản khác.

Làm cho phù hợp với trình độ đọc

Sử dụng prompt này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho đối tượng chung hoặc giải thích một khái niệm khó hiểu cho người không quen thuộc với chủ đề này.

Tất nhiên, bạn có thể thử các trình độ đọc khác với prompt "Make this suitable for a 5th-grade reading level" (Làm cho phù hợp với trình độ đọc lớp 5). Hoặc, làm ngược lại với prompt như "Rewrite this for a professional audience" (Viết lại cho đối tượng chuyên nghiệp).

Tóm tắt đoạn văn này trong một câu

Prompt này giúp cắt giảm các giải thích dài dòng thành những nội dung cốt yếu: "Summarize this paragraph in one sentence" (Tóm tắt đoạn văn này trong một câu).

Bạn có thể thêm prompt như "Preserve the key detail about X" (Giữ nguyên chi tiết chính về X) và buộc Copilot giữ lại ý chính đằng sau nội dung.

Những cách sử dụng Copilot khác để làm rõ văn bản

Hãy nhớ rằng, Copilot là một Generative AI. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể bạn đang nói chuyện với ai đó trong phòng. Hãy thử các prompt khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên đầu ra. Ví dụ, bạn có thể thử công thức tạo prompt 4 phần.

Sau đây là một số ý tưởng khác:

"Giải thích như thể tôi 5 tuổi" theo cấp độ tiến bộ

Có một số công cụ "Giải thích như thể tôi 5 tuổi" do AI hỗ trợ (như Hyperwrite). Ý tưởng này có lẽ được mượn từ subreddit phổ biến r/explainlikeimfive.

Để hiểu các chủ đề phức tạp, hãy sử dụng phiên bản được phân loại nhiều hơn, kết nối những cấp độ hiểu khác nhau. Vì vậy, một prompt hàng ngày có thể như thế này: "Explain this like I'm five" (Giải thích điều này như thể tôi 5 tuổi).

Nếu Copilot có thể giải thích theo thuật ngữ mẫu giáo, thì thường có nghĩa là bạn có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng: "Now explain it like I'm in high school" (Bây giờ hãy giải thích như thể tôi đang học trung học).

Việc xây dựng được thực hiện dựa trên phiên bản trước với chiều sâu hơn một chút, tuy nhiên, vẫn ở trình độ không phải chuyên gia.

Bây giờ, hãy giải thích như thể bạn là một sinh viên đại học đang học chủ đề này.

Hai prompt đầu tiên xây dựng kiến ​​thức nền tảng. Prompt này bổ sung thêm vốn từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm những ví dụ hoặc tài liệu tham khảo mà người mới bắt đầu sẽ không làm theo. Copilot viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc.

Bạn có thể đọc rồi xóa các phiên bản. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên ribbon và mở thanh bên.

Chuyển đổi thành danh sách dấu đầu dòng (hoặc bảng)

Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành danh sách dấu đầu dòng hoặc bảng. Điều này giúp cho văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng rất phù hợp với các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi những dấu đầu dòng phù hợp với bất kỳ hành động nào có các bước.

Đổi từ bị động sang chủ động

Nếu một chủ đề phức tạp, thì ngữ bị động khiến câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, ngữ chủ động thúc đẩy sự rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ ở vị trí trung tâm, cho thấy rõ ai đang làm gì. Đây là một prompt ví dụ: "Analyze the [sentence/paragraph/section] for passive voice. Rewrite it using active voice where appropriate" (Phân tích [câu/đoạn văn/phần] cho ngữ bị động. Viết lại bằng ngữ chủ động khi thích hợp).