Cách sử dụng chế độ Công Việc (Work) của ChatGPT như một trợ lý AI cá nhân

Chế độ Công việc (Work) của ChatGPT kết nối với Gmail, Slack và lịch của bạn để tự động xử lý các tác vụ. Dưới đây là cách thiết lập và những gì tính năng này có thể thực hiện.

.Cách thiết lập chế độ Công việc (Work Mode) trên ChatGPT

Yêu cầu ban đầu

Bạn cần có gói đăng ký ChatGPT Plus, Pro hoặc Team - các tính năng của chế độ Công việc không khả dụng trên gói miễn phí. Các gói Enterprise cũng hỗ trợ tính năng này, thường đi kèm với những quyền kiểm soát dành cho quản trị viên.

Bạn cũng cần có quyền quản trị hoặc quyền cá nhân để cấp phép kết nối ứng dụng với Gmail, Slack và Lịch (tùy thuộc vào chính sách IT của tổ chức bạn).

Bước 1: Truy cập cài đặt hồ sơ

Đăng nhập vào ChatGPT tại chat.openai.com. Nhấp vào ảnh đại diện tài khoản ở góc trên bên phải và đi tới Cài đặt → Cá nhân hóa → Hồ sơ.

Nếu chế độ Công việc khả dụng trên tài khoản của bạn, bạn sẽ thấy tùy chọn hồ sơ Công việc bên cạnh hồ sơ Trò chuyện mặc định. Nếu tùy chọn này không xuất hiện, hãy kiểm tra xem gói đăng ký của bạn có đang hoạt động hay không và liệu tính năng này đã được triển khai tại khu vực của bạn chưa.

Bước 2: Kích hoạt Hồ sơ Công việc

Chọn hồ sơ Công việc và kích hoạt nó. Bạn sẽ được yêu cầu thiết lập một số thông tin:

• Bối cảnh công việc - Công việc bạn làm, lĩnh vực hoạt động và các tùy chọn về cách ChatGPT nên giao tiếp với nhóm của bạn

• Các ứng dụng được kết nối - Các dịch vụ bạn muốn liên kết

Hệ thống hồ sơ cho phép ChatGPT duy trì các hành vi và ngữ cảnh bộ nhớ khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang ở chế độ công việc hay chế độ cá nhân. Điều này rất hữu ích nếu bạn không muốn các truy vấn công việc ảnh hưởng đến các cuộc trò chuyện cá nhân hoặc ngược lại.

Bước 3: Kết nối các ứng dụng thông qua plugin

Đi tới Cài đặt → Plugin hoặc tìm tùy chọn Plugin trong thanh bên.

Bạn sẽ thấy danh sách các tích hợp được hỗ trợ.

Tính đến hiện nay, nổi bật nhất trong danh sách này bao gồm:

• Google Workspace (Gmail, Google Calendar, Google Drive)

• Slack

• Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, SharePoint - thông qua tích hợp Teams)

• Box

• Dropbox

Nhấp vào dấu cộng bên cạnh mỗi dịch vụ và hoàn tất quy trình xác thực OAuth.

Bạn sẽ cấp quyền cho ChatGPT truy cập vào các phạm vi cụ thể - ví dụ: quyền đọc hộp thư đến Gmail hoặc quyền ghi để đăng tin nhắn lên Slack.

Một số lưu ý trong quá trình thiết lập:

• Xem xét kỹ các phạm vi quyền truy cập. Một số tích hợp yêu cầu quyền truy cập rộng. Nếu bạn chỉ cần quyền đọc email để soạn thảo nội dung, hãy kiểm tra xem có tùy chọn cấp quyền hạn chế hơn hay không.

• Việc truy cập Slack có thể cần sự phê duyệt từ quản trị viên workspace (workspace admin). Nếu bạn sử dụng Slack cho doanh nghiệp, quản trị viên có thể cần cấp quyền cho ứng dụng ChatGPT trước khi bạn có thể kết nối.

• Các tài khoản Google Workspace có thể bị áp dụng một số hạn chế. Nếu tổ chức quản lý tài khoản Google của bạn, bộ phận CNTT có thể đã chặn các ứng dụng OAuth của bên thứ ba.

Bước 4: Thiết lập tác vụ (Tùy chọn)

Tính năng Tác vụ của ChatGPT cho phép bạn lên lịch cho các hành động hoặc lời nhắc định kỳ. Bạn có thể thiết lập các tác vụ này ngay tại giao diện trò chuyện chính bằng cách đưa ra yêu cầu như: "Nhắc tôi xem lại các email chưa xử lý vào mỗi sáng thứ Hai" hoặc "Kiểm tra lịch của tôi vào mỗi thứ Sáu và gửi bản tóm tắt cho tuần tới".

Các tác vụ sẽ chạy ngầm và có thể gửi thông báo cho bạn qua hệ thống thông báo của ChatGPT. Đây là tính năng đang trong giai đoạn đầu phát triển; nó hoạt động hiệu quả nhất với các yêu cầu đơn giản, có tính lặp lại thay vì các quy trình làm việc phức tạp gồm nhiều bước.

Những gì bạn có thể làm với chế độ Công việc của ChatGPT

Sau khi đã thiết lập các kết nối tích hợp, ChatGPT có thể hỗ trợ bạn xử lý một số nhóm tác vụ chính.

Quản lý email

ChatGPT có thể đọc hộp thư đến, tóm tắt các chuỗi email, soạn thảo nội dung phản hồi và giúp bạn phân loại những thư cần được ưu tiên xử lý.

Ví dụ về câu lệnh (prompt):

Tóm tắt 10 email gần nhất từ ​​các liên hệ quan trọng của tôi và đánh dấu những thư cần phản hồi ngay trong hôm nay.

Soạn thư trả lời [tên người gửi] về việc chậm trễ hợp đồng — văn phong chuyên nghiệp nhưng đi thẳng vào vấn đề.

Tìm chuỗi email về ngân sách Quý 3 và liệt kê các đầu việc (action items) được đề cập trong đó.

Theo mặc định, ChatGPT không tự động gửi email mà chỉ soạn thảo để bạn xem xét lại. Đây là thiết kế có chủ đích nhằm đảm bảo bạn xác nhận nội dung trước khi email được gửi đi.

Điều phối lịch trình

Kết nối Lịch (Calendar) cho phép ChatGPT nắm bắt lịch trình của bạn, từ đó hỗ trợ công tác chuẩn bị, lập kế hoạch và phát hiện các xung đột về thời gian.

Ví dụ về câu lệnh:

Lịch trình tuần này của tôi có gì? Có xung đột thời gian nào không?

Tôi cần dành ra hai tiếng mỗi sáng để tập trung làm việc chuyên sâu (deep work) — hãy tìm các khoảng trống trong lịch trình 5 ngày tới.

Tháng này tôi có những cuộc họp nào với [tên người cụ thể]? Hãy tóm tắt nội dung đã thảo luận dựa trên các tài liệu được chia sẻ.

ChatGPT cũng có thể giúp bạn soạn thảo mô tả sự kiện, lập chương trình nghị sự và đề xuất thời gian họp dựa trên lịch trống của bạn - tuy nhiên, việc tạo sự kiện trên lịch vẫn cần bạn xác nhận hành động đó.

Giao tiếp qua Slack

Với kết nối Slack, ChatGPT có thể đọc tin nhắn trong các kênh và đăng tin thay mặt bạn.

Ví dụ về câu lệnh:

Đăng cập nhật tiến độ (standup update) lên kênh #engineering: Tôi đã hoàn thành tài liệu API, hiện đang xử lý các phản hồi chỉnh sửa và không gặp trở ngại nào.

Tóm tắt các diễn biến trong kênh #product-updates tuần này.

Tìm kiếm trên Slack các tin nhắn liên quan đến [tên dự án] trong hai tuần qua.

Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn tham gia nhiều kênh và cần nhanh chóng nắm bắt thông tin sau một thời gian vắng mặt.

Tra cứu Tài liệu và Google Drive

Nếu đã kết nối Google Drive (hoặc SharePoint/OneDrive), ChatGPT có thể tìm kiếm trong các tệp tin của bạn và trích xuất thông tin từ đó.

Ví dụ về câu lệnh:

Tìm bản tóm tắt dự án (project brief) của [tên khách hàng] và tóm tắt các sản phẩm/kết quả bàn giao chính.

Hãy xem qua các tài liệu gần đây của tôi và cho biết tài liệu nào có đề cập đến [chủ đề cụ thể].

Những quyết định nào đã được ghi lại trong biên bản cuộc họp gần nhất?

Tính năng này hoạt động hiệu quả đối với các tác vụ truy xuất thông tin. Tuy nhiên, nó kém tin cậy hơn khi cần tổng hợp nội dung từ nhiều tài liệu cùng lúc - hệ thống có thể bị nhầm lẫn hoặc bỏ sót thông tin nếu kho dữ liệu quá lớn.

Nghiên cứu và tổng hợp

Ngay cả khi không kết nối với các ứng dụng khác, Work Mode vẫn tận dụng được lợi thế từ khả năng xử lý ngữ cảnh mở rộng và tính năng duyệt web (nếu được kích hoạt) của ChatGPT. Khi kết hợp với dữ liệu nội bộ, bạn có thể yêu cầu hệ thống tổng hợp thông tin nghiên cứu bên ngoài cùng với bối cảnh nội bộ.

Ví dụ:

Dựa trên tài liệu đề xuất trong Google Drive của tôi và thông tin bạn nắm được về giá thị trường hiện tại của các công cụ SaaS trong lĩnh vực này, hãy giúp tôi củng cố phần trình bày về giá trị cốt lõi.

Những hạn chế của chế độ Công việc trên ChatGPT

Đây là một công cụ hữu ích nhưng chưa hoàn hảo. Việc hiểu rõ các hạn chế sẽ giúp bạn triển khai công cụ này hiệu quả hơn.

Khả năng tự động thực hiện tác vụ còn hạn chế. ChatGPT có thể soạn thảo email, nhưng chính bạn là người gửi đi; nó có thể gợi ý khung thời gian trên lịch, nhưng bạn mới là người tạo sự kiện đó. Quy trình thực hiện tác vụ trọn gói từ đầu đến cuối - nơi AI tự xử lý toàn bộ chu trình mà không cần xác nhận - không phải là cơ chế hoạt động mặc định ở đây. Một phần lý do nằm ở thiết kế an toàn có chủ đích, phần khác là do công cụ vẫn đang trong quá trình hoàn thiện.

Độ tin cậy đối với các tác vụ phức tạp gồm nhiều bước còn thiếu ổn định. Nếu yêu cầu thực hiện một việc cụ thể, nó thường làm rất tốt. Tuy nhiên, nếu yêu cầu thực hiện năm việc liên tiếp trên ba công cụ khác nhau, kết quả có thể trở nên thiếu chính xác hoặc lộn xộn. Nó có thể bỏ sót các bước hoặc đưa ra kết quả không đầy đủ.

Giới hạn về "cửa sổ ngữ cảnh" là yếu tố quan trọng. Khi yêu cầu tóm tắt chuỗi email dài hoặc tìm kiếm thông tin trong tài liệu lớn, AI có thể bỏ sót những nội dung nằm ngoài phạm vi ngữ cảnh xử lý hiện tại. Các hộp thư đến đồ sộ hay những kênh Slack có lượng tin nhắn khổng lồ có thể vượt quá khả năng xử lý ổn định của công cụ.

Mức độ tích hợp không đồng đều. Các tính năng tích hợp với Google Workspace và Slack hiện đã hoàn thiện nhất. Các tích hợp khác (như Box, SharePoint) còn hạn chế về số lượng thao tác được hỗ trợ. Hãy kiểm tra kỹ các tính năng cụ thể trước khi sử dụng chúng cho những quy trình công việc quan trọng.

Vấn đề quyền riêng tư và xử lý dữ liệu. Bạn đang cấp quyền cho ChatGPT truy cập vào dữ liệu công việc thực tế, bao gồm email, tệp tin và tin nhắn. Hãy đọc kỹ chính sách xử lý dữ liệu của OpenAI trước khi kết nối các tài khoản công việc, đặc biệt nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc nhân viên. Các gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp thường cung cấp các biện pháp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn.