Cách chèn chữ ký trong Word

Cách chèn chữ ký trong Word

Một trong những cách hạn chế việc sao chép tài liệu Word, ngoài việc đặt mật khẩu tài liệu Word thì bạn có thể lựa chọn chèn logo vào trong Word hoặc chèn chữ ký vào tài liệu Word. Việc chèn chữ ký số vào Word sẽ xác định được chủ sở hữu của tài liệu, xác nhận nội dung tài liệu khi bạn cần trình tài liệu tới ai thông qua phần chữ ký bên dưới, đặc biệt như hợp đồng hay tài liệu cần có sự chính xác. Chúng ta có thể chèn một dòng chữ ký sau khi in tài liệu Word, rồi thêm chữ ký số hoặc chèn chữ ký viết tay hay chữ ký xác nhận nào đó dưới dạng hình ảnh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách chèn chữ ký vào Word.

 

Hướng dẫn chèn chữ ký số trong Word

Video hướng dẫn tạo chữ ký số trong Word

Bước 1:

Với những tài liệu mà bạn muốn cung cấp cho ai để xin chữ ký thì trước hết cần thêm dòng chữ kỳ vào tài liệu. Chúng ta cần đặt con chuột tại vị trí cần xin chữ ký. Tiếp tục nhấn vào Insert > Add a Signature Line để thêm dòng chữ ký.

Thêm dòng chữ ký vào Word

Lúc này hiển thị giao diện để chúng ta nhập thông tin của người cần xin chữ ký, tên, chức vụ rồi nhấn OK để lưu lại.

Nhập thông tin người cần xin chữ ký

Ngay lập tức phía cuối văn bản hiển thị một phần để chèn chữ ký như dưới đây. Phần có dấu X chính là nơi mà người nhận nhập chữ ký của họ.

Bây giờ bạn cần lưu lại tài liệu này và gửi tới người cần xin chữ ký.

Phần điền chữ ký

Bước 2:

Khi nhận được tài liệu cần chữ ký của bạn, khi muốn điền chữ ký Word sẽ hỏi yêu cầu người dùng trở thành Partner của Microsoft. Khá lằng nhằng nên chúng ta sẽ sử dụng công cụ Selfcert có sẵn khi cài đặt bộ Microsoft Office.

Yêu cầu chèn chữ ký

Người dùng truy cập theo đường dẫn sau đây C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16.

Truy cập thư mục

Sau đó chúng ta tìm tới file Selfcert.exe trong thư mục này như hình dưới đây rồi kích hoạt.

Kích hoạt Selfcert.exe

Hiển thị giao diện để tạo tên chứng nhận số, bạn nhập tên của bạn vào rồi nhấn OK.

Nhập tên của bạn

Lúc này sẽ hiện giao diện thông báo đã nhập tên chứng nhận thành công.

Xác nhận thành công

Bước 3:

Bây giờ chúng ta sẽ quay trở lại tài liệu để ký xác nhận. Nhấn vào khung chữ ký trong tài liệu và khi đó hiển thị giao diện Sign như hình dưới đây. Bạn nhập tên cần ký của mình rồi nhấn Sign bên dưới để ký vào tài liệu.

Lưu ý với người dùng nếu bạn chỉnh sửa tài liệu sau khi ký thì chữ ký sẽ không hợp lệ và chúng ta buộc phải ký lại.

Nhập tên chữ ký

Xác nhận chữ ký đã được sử dụng, nhấn OK để thoát giao diện này.

Nhập tên cần ký

Kết quả bạn nhìn thấy chữ ký số mà chúng ta đã ký cho tài liệu Word như hình dưới đây.

Hiển thị chữ ký

Bước 4:

Trong trường hợp người dùng muốn đổi thành chữ ký hình ảnh thì trong khung chèn chữ ký Sign nhấn vào Select image như hình dưới đây.

Chọn hình ảnh

Hiển thị nơi lấy hình ảnh để sử dụng làm chữ ký, tại From a file nhấn vào chữ Browse rồi bạn tìm tới hình ảnh chữ ký lưu trong thư mục máy tính.

Tải hình ảnh làm chữ ký

Cuối cùng cũng nhấn vào ô Sign để ký vào tài liệu.

Nhấn Sign

Tài liệu khi có chữ ký hình ảnh sẽ như dưới đây.

Hiện chữ ký hình ảnh

Như vậy tài liệu đã chèn chữ ký sẽ không thể chỉnh sửa nội dung nào. Nếu người khác cố tình nhấn Edit Anyway thì chữ ký sẽ biến mất, tài liệu không được ký xác nhận.

Chỉnh sửa tài liệu

Lúc này giao diện Word sẽ gửi thông tin cảnh báo như hình.

Cảnh báo xóa chữ ký

Nếu nhấn Yes để tiếp tục thì chữ ký hoàn toàn biến mất chỉ còn lại dòng để chènchữ ký lúc trước mà thôi.

Chữ ký đã xóa

Như vậy chúng ta đã có thêm cách để bảo vệ tài liệu Word, không cho người khác chỉnh sửa và xác nhận được quyền sở hữu tài liệu khi đã có chữ ký xác nhận từ người khác. Nếu muốn chỉnh sửa nội dung thì buộc phải xóa chữ ký đã xin trước đó.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Nguồn tin: Quantrimang.com